Permette la gestione avanzata delle mail dando la possibilità di archiviarle automaticamente nei processi di Qualibus. Il modulo è un AddIn di Microsoft Office e si interfaccia solo con Outlook. Sono supportate le versioni di Office 2003, 2007, 2010 e 2013 sia a 32 che a 64 bit.
L'utente in possesso dei privilegi di modifica su un modulo può archiviare le mail in entrata direttamente da Outlook richiamando le funzionalità del menu contestuale per:
| - | Inviare una o più E-mail ed allegati ad un modulo, ad una cartella di documenti o ad un modulo recente o preferito di Qualibus |
| - | Visualizzare a quale Modulo / Cartella la mail è stata eventualmente già collegata |
Al momento dell'archiviazione delle E-mail in entrata / uscita nella tab Documenti-Comunicazioni dei vari moduli la maschera del Dettaglio Qualibus permette di archiviare in un gruppo esistente, di nominarne uno nuovo oppure archivia automaticamente nelle cartelle come denominate in Opzioni Generali - Varie - AddIn.
Installare l'AddIn di Office
Per installare l'Addin di Office bisogna recuperare l’installer OfficeAddin.exe dal percorso di installazione di Qualibus.exe. Normalmente è \\nome_server\QPgm. Se non è stato utilizzato lo strumento Upgrader.exe per eseguire l’upgrade di Qualibus, l’installer dell’Office Addin si trova nel pacchetto di installazione che ha percorso QualibusUpgrade_X.x.x\pgm.
Una volta individuato l'Office Addin.exe, la procedura di installazione è la seguente:
| 1. | Copiare Office Addin.exe in locale sulla macchina dove si vuole fare l’installazione |
| 3. | Lanciare l’installazione e seguire il percorso guidato fino alla fine senza selezionare alcuna opzione |
| 4. | Aprire Outlook dove nella barra degli strumenti sarà visualizzata la tab denominata Componenti aggiuntivi che contiene il pulsante di connessione a Qualibus. L'interfaccia della tab è diversa a seconda della versione di Office installata |
| 5. | Connettere Outlook al database di Qualibus con il profilo dell'utente, avendo cura di selezionare la casella Auto login, anche per utenti SQL, per evitare di dover effettuare la connessione ad ogni nuovo accesso in Outlook. |
ATTENZIONE!
| ► | Office Addin è compatibile con Outlook e NON con Outlook Express. |
| ► | L’Office Addin è legato alla versione installata di Qualibus, per cui bisogna prima aggiornare Qualibus, attivare la licenza e solo dopo installare Office Addin |
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Dalla versione 8.1 di Qualibus, l'installer:
| 1. | disinstalla la versione precedente dell’Addin e non è necessario disinstallarla manualmente prima di fare l'aggiornamento |
| 2. | si installa per tutti gli utenti della macchina e non solo per l’utente che lo sta lanciando |
| 3. | Individua se la versione di Office è a 32 o 64 bit e di conseguenza installa l’Addin corretto. |
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Attivare l'Addin di Office
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Per attivare il modulo in Outlook selezionare Componenti aggiuntivi sulla Barra di controllo delle tab. e selezionare Connetti nella Barra dei comadi.
Viene richiesto di collegare la base dati effettuando un Login. Selezionando la casella Auto login si evita di effettuare la connessione ad ogni nuovo accesso.
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Effettuato il Login compaiono 4 comandi.
Disconnetti (Utente) per disattivare la funzionalità
Sync Contats per sincronizzare i contatti
Delete only Qb Contats per eliminare i contatti importati da Qualibus
Import only Qb Contats per importare i nuovi contatti senza effettuare una nuova sincronizzazione
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Archiviare le E-mail
L'attivazione dell'Addin aggiunge due nuovi comandi sul menu contestuale sulla mail: Invia a Qualibus e Dettaglio Qualibus.
I sottomenù vengono visualizzati all'utente in funzione dei privilegi e dei ruoli posseduti sui vari moduli. Ad es., per archiviare una mail nei Documenti di Qualibus, l'utente deve possedere il ruolo minimo di redazione sulla cartella di destinazione.
Per archiviare una mail o uno o più allegati selezionare Invia a Qualibus e quindi i sottomenu per individuare i moduli e le cartelle dove effettuare l'archiviazione.
Con la selezione diretta o la ricerca veloce si individua il modulo di destinazione della mail o dei singoli allegati, che possono essere rinominati prima di essere archiviati.
Per archiviare le mail in uscita, al momento della spedizione, un Alert chiede se si vuole archiviare la mail in Qualibus e quindi di individuare il modulo o la cartella di destinazione.
Con il comando Dettaglio Qualibus è sempre possibile consultare se la mail è stata archiviata ed in quale modulo.
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Il comando Dettaglio Qualibus è attivo anche se si opera una selezione multipla delle mail.
La maschera di dettaglio fornisce le informazioni di quali mail sono state archiviate e quali no, quali allegati sono stati archiviati e qual'è stato il modulo di destinazione.
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