Nella base dati che viene installata è sempre definito l'utente RSG (Responsabile Sistema di Gestione).
In linea di principio la password iniziale corrisponde al l’ID utente e può essere modificata accedendo a Opzioni utente 
nel menu di accesso rapido. Il primo accesso al programma può quindi essere effettuato utilizzando l'ID e password di seguito indicati.
ID |
Password |
RSG |
rsg |
Per effettuare una buona configurazione del software, fare un'analisi preliminare quanto più completa possibile dei processi da configurare e delle interazioni che questi hanno con altri processi, al fine di non pregiudicare una precisa e veloce implementazione del sistema organizzativo informatizzato.
Prerequisiti della buona implementazione sono quindi un riesame iniziale effettuato con tutti i responsabili e la disponibilità di tempo sufficiente per definire e ponderare le scelte. Durante il riesame iniziale è opportuno che vengano garantite le seguenti azioni:
| 1. | garantire la presenza di tutte le interfacce coinvolte |
| 2. | definire l'organizzazione delle risorse incluso la struttura del gruppo, le responsabilità, l'utilizzo di eventuali fornitori, le altre risorse materiali ed i mezzi da utilizzare |
| 3. | identificare le attività da svolgere ed i risultati attesi, in particolare valutare se sia opportuno prevedere l'importazione una tantum o l''allineamento delle anagrafiche Clienti, Fornitori, Personale, Articoli, ecc. dal gestionale o da altri software in uso oppure programmare l’immissione di tutti i dati necessari |
| 4. | identificare un programma di scadenze previste per le diverse fasi compresa la formazione degli utenti e la validazione del progetto. |
Fattori importanti nelle attività di configurazione sono la disponibilità di:
| 1. | moduli Qualibus e numero utenti del programma |
| 2. | dati e documentazione necessaria per importazioni, allineamenti e configurazioni |
| 3. | Linee Guida Qualibus che vengono messe a disposizione dal fornitore. |