I messaggi si suddividono in Ricevuti ed Inviati e sono resi visibili all'utente con cadenza e numero come impostati in Opzione Utente accessibile dalla Quick Access Toolbar. I messaggi non letti, o segnati come non letti, compaiono in neretto e rimangono sempre in evidenza nell'elenco di visualizzazione.

Su Messaggi Ricevuti e Inviati si richiamano le funzionalità del menu contestuale.

E' possibile utilizzare ogni funzione del menù contestuale su uno o più messaggi contemporaneamente (ad eccezione di Mostra destinatari). Per selezionare più messaggi si possono utilizzare i tasti CTRL o SHIFT secondo le convenzioni standard per la selezione multipla.

La barra dei comandi contiene i pulsanti per redigere manualmente nuovi messaggi e per rispondere ai messaggi ricevuti.

I messaggi Inviati e Ricevuti sono contraddistinti da icone che ne specificano lo stato: il simbolo indica che si tratta di un messaggio inviato a più di un destinatario ma che non è stato aperto da tutti.

I messaggi automatici sostengono la comunicazione interna attraverso notifiche che vengono recapitate alle funzioni aziendali, a vari livelli di responsabilità, per informarle circa lo sviluppo e l'avanzamento dei processi in cui sono coinvolte. I messaggi automatici generati dai processi di Qualibus contengono il link al record di origine che permette all'utente destinatario di accedervi con semplicità e rapidità. Le principali possibilità di notifica automatica sono: