Attivando le funzionalità del menu contestuale è possibile comporre le liste di distribuzione o utilizzare le liste preconfigurate.

Le distribuzioni di un documento, che possono essere fatte sia a personale interno che esterno all'organizzazione, vengono tenute in memoria dal programma e riproposte come opzione per le distribuzioni successive.

Nella tab. Distribuzione è possibile consultare le distribuzioni relative a tutte le revisioni distribuite del documento. Per effettuare questa operazione è necessario seelzionare una revisione nella tab Revisione e poi liccare sulla tab "Revisione". Un altro modo di consultare i destianatari della distribuizione è utilizzare il comando "Distribuita a" dal menu contestuale sulle revisioni.

Agli utenti destinatari della distribuzione verrà recapitato un messaggio che propone in allegato l'apertura diretta del documento distribuito e il collegamento alla cartella di archiviazione.

L'apertura del documento da parte dell'utente viene tracciata dal programma ed è consultabile selezionado il pulsante Documenti distribuiti ... posto nella barra  dei comandi della maschera principale del modulo.

Ai destinatari esterni il documento viene spedito a mezzo e-mail all'indirizzo personale come configurato nella sezione Contatti dell'anagrafica.

Dal menù contestuale richiamare il menu contestuale e selezionare una delle tre opzioni proposte per comporre la nuova lista.

Nella maschera di composizione con i comandi Aggiungi o Elimina dal menu contestuale viene composta la lista. Per ciascun detinatario è possibile modificare il default per il tipo di distribuzione che per gli utenti di Qualibus è il messaggio interno e per i contatti esterni è l'E-mail.

Compilata la lista, è possibile impostare una data diversa dalla data odierna proposta e quindi procedere alla distribuzione selezionado il pulsante dalla Ribbon toolbar: nel caso siano state impostate distribuzioni tramite E-mail si apre in automatico la finestra di invio delle E-mail che, assieme al messaggio interno, recapiterà ai destinatari il documento come allegato.

L'accesso a un documento da parte dell'utente viene tracciata dal programma ed è consultabile selezionado il pulsante Documenti distribuiti ... posto nella barra dei comandi della maschera principale del modulo. Documenti distribuiti visualizza la lista dei documenti che sono stati distribuiti con relativi dettagli.

Ad ogni utente la visualizzazione della lista dei documenti è limitata in funzione dei ruoli posseduti sulle cartelle.

La colonna Data ultimo accesso consente di verificare l'avvenuto accesso da parte dell'utente ai documenti che gli sono stati distribuiti.

Se non è stato effettuato alcun accesso al documento ricevuto in distribuzione, lo spazio sulla colonna apparirà Blank: da questa finestra è possibile aprire (con un doppio click) documenti che non sono ancora stati ancora letti, ovvero può essere utilizzata da alcuni utenti come il luogo ottimale in cui andare a leggere i documenti di cui essi devono essere a conoscenza.