La sezione Documenti, presente in tutti i moduli di Qualibus, contiene 4 tab che rispondono a diverse esigenze in merito alla creazione e alla gestione della documentazione di processo. Le tab sono:

 

Le funzionalità attivabili con il click dx del mouse nelle sottosezioni, dipendono dalle autorità, dai privilegi e dai ruoli posseduti dall'utente.

 

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La sottosezione Collegati permette di linkare alla scheda uno o più documenti contenuti nel modulo Documenti di Qualibus. I documenti collegati possono essere aperti solo in consultazione e solo dagli utenti in possesso del ruolo di lettura sulla cartella di origine.

Possono essere effettuati anche dei collegamenti multipli.

Per collegare ad una o più anagrafiche Clienti / Fornitori uno o più documenti, dalla tab. Consultazioni del modulo effettuare una selezione multipla delle anagrafiche utilizzando i tasti CTRL e/o SHIFT, richiamare il tasto dx del mouse e selezionare "Collega documento" dal menu contestuale: all'apertura della ricerca documenti selezionare uno o più documenti da collagare.

Per togliere i collegamenti, nella tab Documenti collegati di Consultazioni è possibile fare il percorso inverso: selezionare una o più righe di documenti collegati con CTRL e/o SHIFT e scegliere Elimina dal menù contestuale.

In Altre Anagrafiche la vertical grid presenta un campo aggiuntivo denominato Propaga ai figli che, qualora flaggato, all'applica crea un documento collegato analogo anche sulle infrastrutture di livello inferiore

 

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In Foglio di calcolo è presente un foglio di calcolo il cui funzionamento è simile a quello di MS Excel e permette di utilizzare le combinazioni di tasti CTRL+Z (annulla ultima operazione) e  CTRL+Y (ripristina ultima operazione annullata).

Sono disponibilili le funzioni incolla speciale con molte opzioni, la possibilità di selezionare più celle e spostarle con  Drag & Drop o copiarle con CTRL+Drag & Drop. Copiando celle da Excel vengono copiate anche le formule e la formattazione delle celle.

E' possibile importare un file in formato .xls e .xlsx ed è possibile esportarli solo nel formato in cui sono stati importati. Per gestire fogli di calcolo complessi, è consigliabile crearli in MS Excel, salvarli su file e poi importarli nella sottosezione Foglio di calcolo di Qualibus.

Anche nei modelli evento è possibile creare un foglio di calcolo "modello" che verrà copiato negli eventi generati dal modello.

 

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In Esterni è possibile linkare alla scheda file o cartelle esterne. La gestione dei file collegati in questa sezione è analogo alla normale gestione dei file esterni: non è necessario estrarli per apportare modifiche e, alla chiusura, non richiedono l'archiviazione per salvare le modifiche.

Dopo aver collegato una cartella esterna è possibile modificare a mano il percorso inserendo un URL (ad esempio un link ad un ftp, o un indirizzo http). In questo caso il pulsante "Apri cartella" aprirà la pagina web impostata.

 

Al pari dei Documenti - Comunicazioni, i Documenti - Collegati e i Documenti - Esterni dispongono di sezioni dedicate per la ricerca e la consultazione nelle Consultazioni.