Mail Sender

MailSender è un modulo opzionale che ha una duplice funzione:

1) inviare i messaggi Qualibus anche come email secondo le configurazioni effettuate in Applications Manager-Utenti

2) generare delle notifiche automatiche relative a scadenze di tipo Disposizioni, da Eventi, e di tipo Interventi, da Infrastrutture/Strumenti e Scadenzari, da inviare come messaggi Qualibus

Una combinazione dei due punti permette di inviare come email tutte le notifiche automatiche.

Per il corretto funzionamento di MailSender è necessario che esso sia compreso nella chiave di attivazione e che si provveda alla sua corretta installazione e configurazione come descritto nella successiva sezione.

L'indirizzo mail a cui viene spedita la notifica corrisponde all'indirizzo E-mail principale inserito nell'anagrafica Personale: se la E-mail principale non è impostata, Mail Sender effettua ugualmente la spedizione del solo messaggio di notifica.

Per sapere se la propria versione ha installato il Mail Sender selezionare Opzioni Utente nella Barra dei Comandi e di seguito il pulsante Stato MailSender alla tab Funzioni Amministrative che riporta la data dell'ultima attività svolta.

ATTENZIONE !!

Il messaggio e la mail vengono inviati al primo salvataggio che l'utente effettua selezionando i pulsanti Salva o Applica sulla barra dei comandi: se al momento di questo primo salvataggio l'imputazione dei dati non è completa, messaggio ed e-mail recapiteranno notifiche a loro volta incomplete.

L'attivazione delle funzionalità del Mail Sender si effettua dalle sezioni di assegnazione delle Disposizioni in Eventi e di programmazione degli Interventi nei moduli Altre anagrafiche.

Messaggio Stato MailSender

Configurare Mail Sender

Per installare correttamente Mailsender è necessario disporre del file MailSender.exe (il modulo server di MailSender), presente nella cartella Pgm del pacchetto di aggiornamento.

E' possibile installare il modulo server di MailSender su una macchina in modo che supporti più database.

La procedura che si consiglia di usare è la seguente. Per ogni database per il quale si vuole configurare MailSender:

1) Creare una cartella dedicata a MailSender per ogni Database che si vuole supportare (il caso tipico è un solo database, in questo caso va creata un'unica cartella)

2) Una volta creata la cartella copiare al suo interno MailSender.exe ed avviarlo

3) Quando appare la maschera qui a fianco iniziare la configurazione:

a) impostare la sezione Database. Questo serve a spiegare a MailSender quale sia il database di Qualibus per il quale si vuole configurare il modulo server. Si procede specificando. istanza di SQL Server, Utente (si consiglia di usare sa ma non è necessario), Password e Database. E' consigliabile a questo punto effettuare il test di connessione cliccando sul pulsante Test connection.

b) configurare la sezione e-mail configuration. Questo è fondamentale per specificare quale server SMTP e quale account utilizzare per l'invio dei messaggi email. Un pulsante "Load settings for gmail" permette di preimpostare i campi necessari all'uso di un account Gmail. I campi From address e Anonymous login sono destinati all'uso con un smtp ad autenticazione anonima. In caso di dubbio si consiglia di utilizzare un account gmail creato ad hoc.

c) le sezioni Timer e e-mail message contengono parametri per il timeout e per la massima dimensione dell'allegato da inviare via email, si consiglia di lasciare i valori di default.

d) la sezione Language permette di scegliere la lingua dei messaggi di notifica automatici (nota: non è la lingua dell'interfaccia utente, ma solo quella utilizzata nei messaggi inviati).

Mail Sender - Maschera di settaggio

MailSender funziona come un servizio Windows per cui nella parte inferiore dell'interfaccia una serie di pulsanti si abilitano in modo intelligente e permettono di installare e controllare il servizio:

- Prepare Service: va utilizzato per creare la cartella che contiene il file del servizio, va premuto ogni volta si voglia sovrascrivere il servizio (ad esempio durante l'installazione di una nuova release di MailSender)

- Opern Services.msc: è un modo pratico per aprire la console dei Servizi di Windows e controllare lo stato del servizio MailSender

- Install: installa il servizio, in modalità di avvio "automatica", con nome MailSenderService_NomeDatabase

- Start: Avvia il servizio (ma lo si può fare anche dalla console di Windows)

- Uninstall: Rimuove il servizio

- Stop: Arresta il servizio (ma lo si può fare anche dalla console di Windows)

- Close: chiude l'interfaccia utente

La tab Status permette di avere il dettaglio dei messaggi in coda e dei messagi in fase di invio.

E' possibile utilizzare MailSender.exe anche solo per verificare i parametri di configurazione, in questo caso non sarà necessario utilizzare i comandi relativi ad installazione e rimozione del servizio ma solo agire sulla parte superiore dell'interfaccia.

Impostare l'invio automatico dei Messaggi

L'invio dei messaggi automatici di Qualibus riguarda i moduli Eventi, Scadenzari, e Infrastrutture / Strumenti.

Quando Mail Sender è installato sul server, nelle barra verticale delle Disposizioni e degli Interventi si aggiunge una sottosezione denominata Messaggi automatici (MailSender) dove si possono impostare i campi:

Griglia verticale di programmazione interventi

Al Responsabile: per inviare anche a mezzo mail i messaggi automatici al Responsabile dell'Evento o dell'Intervento

All'Esecutore: per inviare anche a mezzo mail i messaggi automatici all'Esecutore della Disposizione o dell'Intervento

All'utente ins: per inviare anche a mezzo mail i messaggi automatici all'utente che ha inserito l'intervento negli Scadenzari e Infrastr / Strumenti e all'utente che ha avviato l'evento nel modulo eventi

Ad altri: per inviare anche a mezzo mail i messaggi automatici ad altro personale interno o esterno. Se la notifica è inviata ad almeno un destinatario, il campo mostra in anteprima il contenuto della finestra di dettaglio

Invio anticipato - Giorni: per impostare l'invio anticipato del messaggio e della mail rispetto alla data di esecuzione prevista

Invio ritardo - Giorni: per impostare l'invio posticipato del messaggio e della mail rispetto alla data di esecuzione prevista

Invio in chiusura: per inviare anche a mezzo mail i messaggi automatici di chiusura della Disposizione o Intervento

Invio in Data esecuzione: per impostare l'invio dei messaggio e delle mail alla data di esecuzione prevista / programmata.

Cercando di salvare un record in cui nelle notifiche Mailsender siano stati imposati solo destinatari (Responsabile, Esecutore, utente inserimento, Altri) o solo tipi di notiifca (Invio anticipato, ritardato, in chiudura e in Data esecuzione) viene dato un messaggio di errore.

Ai destinatari delle notifiche a mezzo e-mail impostati con il Mail Sender, deve essere attivato, a livello di utente, il flag su Notifiche e-mail in APPLICATIONS MANAGER - Utenti.

In Scadenzari Infrastr. / Strumenti non si possono impostare i flag del MailSender nella programmazione di interventi Padre per cui la sezione Messaggi automatici (MailSender), pur essendo visibile, non è compilabile.

Notifiche del Mai Sender

I messaggi automatici di Qualibus spediti anche a mezzo E-mail con il Mail Sender riportano tutti gli identificativi dell'Evento o dell'Intervento cui sono riferiti

Al destinatario vengono recapitati l'ID dell'Infrastruttura o dell'Evento, la codifica, il titolo, il responsabile dell'intervento o dell'Evento, ecc.

Riporta i riferimenti collegati all'Infrastruttura o Evento. Se al tipo riferimento è collegato più di un riferimento, compare l'elenco dei riferimenti separati da virgola.

La mail segnala inoltre i link presenti nel messaggio di Qualibus

Messaggio del Mail Sender

Se l'utente cambia la data di una disposizione o la data di prossima esecuzione di un intervento, le eventuali notifiche del MailSender vengono reimpostate. Nel caso le notifiche siano già state inviate, ad es. "in data esecuzione", verranno nuovamente inviate dopo il cambiamento di data.