Applications Manager

E' il modulo principale dove viene impostata e gestita la sicurezza degli accessi di tutti gli utenti alla base dati di Qualibus e che permette la definizione e la configurazione iniziale dell'organizzazione e, in seguito, il management della stessa.

In Applications Manager possono operare solo gli utenti configurati come Amministratore alla sezione Utenti ed in possesso dei privilegi adeguati assegnati sul modulo alla sezione Privilegi. L'Applications Manager propone le seguenti sezioni:

►	Applicazioni: per gestire le applicazioni interne ed esterne a Qualibus e la loro associazione alle aree menù

►	Reparti: per definire i reparti o le aree in cui si suddivide l'organizzazione a cui saranno associati gli utenti configurati nella successiva sezione

►	Utenti: per definire gli utenti che accedono a Qualibus

►	Privilegi: per assegnare a ciascun utente il tipo di accesso ai vari moduli

►	Calendar altri utenti: per rendre visibili gli impegni dei propri collaboratori

►	Duplicazioni: per duplicare velocemente Privilegi e Ruoli da un utente modello ad uno o più utenti

►	Log Accessi: permette di consultare gli accessi degli utenti alla base dati. Sezione di sola consultazione.

Applicazioni

In Applicazioni vengono gestite tutte le applicazioni di Qualibus. La sezione contiene le tab:

►	Finestra principale che riporta le applicazioni attive nella Barra di avvio veloce ed è di sola consultazione

►	Qualibus Applicazioni che riporta le applicazioni presenti invece nel Menù. Anche quest'area è di sola consultazione.

►	Applicazioni esterne che permette di integrare nel menu applicazioni personalizzate o applicativi di terze parti. Per ogni applicazione deve essere configurato il nome del file ed il percorso completo di rete o locale degli eseguibili.

AppMan004

E' possibile utilizzare Applicazioni esterne per lanciare siti web utilizzando un browser specifico, come ad es. lanciare un determinato sito con Internet Explorer anche se il browser di default è Google Chrome o per aprire un tipo di file con OpenOffice anche se Excell è di default. In tal caso bisogna lasciare vuoto il percorso, scrivere "iexplorer.exe" sul Nome file e l’indirizzo del sito in Parametri di avvio.

Per visualizzare le applicazione esterne sul menu di Qualibus bisogna assegnare all'utente i privilegi di esecuzione nella successiva sezione Privilegi, per cui, se non si desidera che un applicativo appaia sul menu dell'utente, è opportuno non eliminarlo dalla lista delle applicazioni ma semplicemente non assegnare tale privilegio all'utente.

Utenti

In questa sezione vengono creati ed attivati gli utenti che avranno accesso a Qualibus.

Nel caso l'attivazione delle licenze sia impostata per utenti nominali, utenti Login e utenti Light Login, la maschera riporta il numero di Login disponibili da chiave di attivazione accanto a quelli in uso: l’interfaccia non permette di selezionare più utenti di quanti disponibili. Allo stesso modo viene visualizzato il controllo delle licenze relative al TAG Application se la base dati ha installato anche questo modulo.

Il privilegio di Login viene assegnato manualmente mentre nel caso di utenti concorrenti viene assegnato automaticamente. La creazione di un nuovo utente cui non corrisponde un'anagrafica personale, crea automanticamente l'anagrafica del dipendente collegato.

Per attivare un nuovo utente dal menu contestuale selezionare Aggiungi. Viene inserita una riga sulla quale vanno configurati i seguenti campi:

Utente Attivo: l'opzione permette di abilitare o disabilitare l'utente nella base dati

Light Login: permette di abilitare l'accesso dell'utente a Qualibus con autorità limitate

Codice: codice utente per il login, generalmente il Nome dell'utente. Il campo, sul quale non è consentito utilizzare spazi, deve essere composto da soli caratteri alfanumerici o dai caratteri speciali '_', '\', '-' e '.'

Descrizione: cognome e nome dell'utente

Tipo: possono essere configurati i tipi di utente Normale, Superutente ed Amministratore per assegnare diversi livelli di autorità

Reparto: reparto al quale appartiene l'utente. Campo non modificabile

Reparto (modificabile): campo modificabile dove è attivo il menu a tendina per selezionare il reparto al quale appartiene l'utente

Notifiche E-Mail: per inviare all'utente, anche attraverso e-mail, i messaggi di notifica di Qualibus (solo se installato il modulo Mail Sender)

Indirizzo E-Mail: riporta l'indirizzo di posta elettronica impostato al campo E-mail dell'anagrafica personale dell'utente. Viene utilizzato nelle notifiche automatiche dei messaggi e nella "firma" delle e-mail inviate da Qualibus

E-mail secondaria: riporta l'indirizzo di posta elettronica impostato al campo E-mail secondaria dell'anagrafica personale dell'utente

Design report: se abilitato permette all'utente di creare e modificare report di stampa personalizzati

Visualizza templates: abilita l'utente ad avviare i moduli con funzionalità templates

Sezione Utenti di Applications Manager

Nel caso l'attivazione delle licenze sia impostata per utenti nominali, utenti Login e utenti Light Login, la maschera riporta il numero di Login disponibili da chiave di attivazione accanto a quelli in uso (fig. a lato in rosso) e, se la base dati ha installato il TAG Application, viene visualizzato anche il controllo relativo a tali licenze.

Il check box Mostra impostazioni SMTP (fig. a lato in verde) serve per attivare l'interfaccia di gestione della posta in uscita per ciascun utente.

Tale configurazione viene riportata nell'indirizzo email principale dell'anagrafica personale.

L'indirizzo email primario rimane sempre configurabile anche dall'anagrafica personale ma operando da questa sezione dell'Applications Manager un utente Amministratore può configurarli tutti da un'unica finestra.

Per disattivare un utente ed impedire l'accesso alla base dati è sufficiente togliere il flag su Login o Light Login e su Utente attivo. In base ai privilegi ed alle funzioni ricoperte dall'utente disattivato, sarà opportuno procedere con una verifica di coerenza in tutte le configurazioni di processo. E' consigliabile quindi:

1.	Assegnare all’utente lo stato “licenziato/chiuso” in Anagrafica personale.

2.	Eliminare i ruoli dell’utente nelle cartelle Documenti di Qualibus. Gli utenti già disattivati appariranno evidenziati con il colore rosso.

3.	Eliminare l’utente in Anagrafica funzioni. Gli utenti con stato Licenziato / chiuso in anagrafica personale appariranno evidenziati con il colore rosso.

4.	Verificare eventuali responsabilità dell’utente, provvedendo ad eliminarle / disattivarle ed eventualmente a riassegnarle, relative a:

a.	Ruoli in Opzioni Clienti e Fornitori

b.	Ruoli in Opzioni Eventi e responsabilità in Opzioni Eventi -Tipologie e nei Modelli eventi

c.	Ruoli e responsabilità in Anag. Infrastrutture / Strumenti

d.	Responsabilità ed esecuzione sugli interventi in Anag. Infrastrutture / Strumenti

e.	Responsabilità valutazione fornitori in Anag. Clienti e Fornitori - Tipologie di valutazione

f.	Responsabilità dei rilievi in Opzioni O.I.T. - Indicatori

g.	Responsabilità dei progetti e delle fasi di progetto sui singoli progetti

h.	Interfaccia di progetto da eliminare nei Progetti TIPO

Il menù contestuale attivabile nella sezione contiene le funzioni:

Aggiungi:	per inserire un nuovo utente creandolo ex novo o derivandolo da un'anagrafica personale già inserita in Qualibus. La procedura guidata di inserimento di un nuovo utente assegna automaticamente una pw di accesso riscontrabile al campo Nome utente e viene scritta tutta a lettere minuscole. Rimane invece attiva la possibilità di utilizzare maiuscole e minuscole quando l'utente reimposta la PW dalla maschera di login.
Elimina:	per eliminare la riga relativa ad un utente. Non è possibile eliminare un utente se questi è già stato collegato a qualche record della base dati
Reimposta password:	che ripristina la password di accesso dell'utente al valore del campo Codice, funzione utile nel caso in cui l'utente abbia dimenticato la password. Quando la password viene ripristinata (quindi anche in occasione della creazione di DB partendo da Backup) corrisponde sempre al Codice corrispondente all'utente ma viene comunque scritta tutta in minuscolo. Ad esempio nel caso in cui il codice sia: "Mario" la pw sarà comunque uguale a "mario" e non "Mario".
Test di connessione:	che attiva il test di connessione dell'utente alla base dati. Attraverso questa funzione è possibille "ricreare" l'utente a livello di database nel caso di problemi di connessione alla base dati

Confermando le attività avviate con i comandi Aggiungi e Reiposta password un messaggio automatico mostra esplicitamente quale sia la password assegnata all'utente configurato o riassegnata all'utente esistente.

ATTENZIONE !!

Al momento dell'avvio e chiusura di APPLICATIONS MANAGER viene effettuato un controllo che avvisa se esistono utenti non configurati nell'anagrafica personale invitando a procedere alla loro configurazione.

Privilegi

In questa sezione si assegnano i privilegi di accesso su ciascun modulo.

I privilegi sono assegnati a livello di utente e permettono di configurare i profili di accesso con la massima precisione. Una volta impostato il profilo di un utente, questo può essere copiato ad uno o più utenti utilizzando la funzione di duplicazione. Il significato dei privilegi è il seguente:

Esegui: consente l'esecuzione del modulo. Solo con l'attivazione di questo privilegio il modulo comparirà nel menù di Qualibus dell'utente

Inserisci: abilita l'inserimento di una nuova scheda e l'inserimento, modifica ed eliminazione di righe di dettaglio

Modifica: abilita la modifica di una scheda e l'inserimento, modifica ed eliminazione di righe di dettaglio

Elimina: abilita l'eliminazione di una scheda e di tutte le righe di dettaglio ad essa associate

Applications Manager - Privilegi

Stampa: abilita la stampa delle informazioni se prevista nel modulo

Esporta: abilita l'esportazione in formato XML, Excel, HTML o in formato testo dei dati presenti nella scheda

E-mail: abilita l'invio di e-mail dai moduli di Qualibus

DatiP: abilita la visibilita dei dati personalizzati di tutti i moduli

Pers 1 - Pers 2 - Pers 3 - Pers 4 - Pers 5: abilita funzionalità particolari, chiamate privilegi personalizzati, il cui significato varia a seconda del modulo.

ATTENZIONE !!

•	Il privilegio generale Pers1 non supplisce alla mancanza dei privilegi trasversali Inserisci, Modifica ed Elimina

•	Nelle Opzioni dei vari moduli, i privilegi Inserisci, Modifica, Elimina devono essere tutti abilitati per consentire l'inserimento, la modifica e/o l'eliminazione di record nelle Opzioni.

Calendar altri utenti

Questa utility permette di assegnare ad ogni utente la visibilità, flag attivo su Visualizza, e la chiusura, flag attivo su Chiude, degli impegnii anche di altri utenti.

Utilizzando opportunamente questa funzionalità potranno essere gestite le assenze temporanee di un dipendente o i periodi di transizione successivi alla sostituzione di un dipendente. E sufficiente in tal caso assegnare gli impegni da un dipendente all'altro per il periodo necessario.

Il controllo avverrà poi attraverso il Calendar.

I privilegi personalizzati Pers1 e Pers2 relativamente al programma Calendar hanno comunque priorità rispetto alle impostazioni di questa sezione.

Duplicazioni

Con Duplicazioni si accede ad una utility che permette la duplicazione totale o parziale di privilegi e ruoli da un utente modello ad uno o più utenti tra quelli configurati in Qualibus.

La procedura guidata permette di assegnare quali privilegi e ruoli duplicare dall'utente modello attivando o disattivando i flag corrispondenti. Privilegi, Ruoli e permessi che si possono duplicare sono:

Moduli: Privilegi (in Applications Manager)	copia i Privilegi sui moduli di Qualibus
Documenti: Ruoli nelle cartelle (in Documenti)	copia i ruoli nelle cartelle documenti
Eventi: Ruoli (in Opzioni Eventi)	copia i ruoli di gestione degli eventi
Infrastrutture, strumenti e scadenzari: Ruoli (in anagrafiche IS)	copia i ruoli nelle anagrafiche Infrastrutture/strumenti e Scadenzari
Clienti e fornitori: Ruoli	copia i Ruoli di visibilità sui tipi di anagrafiche clienti e fornitori
Personale: Ruoli	copia i Ruoli di visibilità sui tipi di anagrafiche personale
Dati personalizzati: permessi sulle sezioni	copia i permessi di visualizzazione sulle Sezioni dei dati personalizzati
Distribuzione documenti: tutti i dati	duplica le distribuzioni relative all'utente modello

Il comando Distribuzione documenti: tutti i dati non effettua la distribuzione dei Documenti ma permette ai nuovi utenti di conoscere e consultare i documenti in distrubuzione controllata di propria competenza.

Inserire o disattivare un utente

Per inserire un nuovo utente in modo completo le operazioni da eseguire possono essere:

1.	Inserire il nuovo utente in Applications Manager - Utenti e definire ì privilegi se possibile operando dalla sezione Duplicazioni.

2.	Definire / modificare i ruoli dell’utente relativamente alla Gestione Eventi in Eventi / Opzioni / Ruoli ed in Eventi / Modelli.

3.	Definire / modificare i ruoli dell’utente relativamente alla Gestione Documenti. Provvedere successivamente, se necessario, alla distribuzione dei documenti al nuovo utente.

4.	Collegare il nuovo personale alle funzioni ricoperte in Anagrafica funzioni.

5.	Assegnare le eventuali responsabilità all’utente in:

a.	Modelli eventi;

b.	Scadenzari, infrastrutture e strumenti (responsabilità di gestione e interventi programmati);

c.	Tipologie di valutazione;

d.	Registrazione indicatori in Opzioni OIT/Indicatori;

e.	Progetti e fasi dei Progetto Tipo.

6.	Inserire ove necessario l’utente come interfaccia nei Progetti.

Per disattivare un utente si procede innanzitutto:

1.	Disattivando l’utente in Applications Manager.

Se ritenuto opportuno e conveniente, si potrà inoltre disattivare anche i ruoli ed i privilegi detenuti dallo stesso procedendo in questo modo:

2.	Assegnare all’utente lo stato “licenziato/chiuso” in Anagrafica personale.

3.	Eliminare i ruoli dell’utente in Gestione Documenti. Gli utenti già disattivati appariranno evidenziati con il colore rosso.

4.	Eliminare l’utente in Anagrafica funzioni. Gli utenti con stato “Licenziato / chiuso” in anagrafica personale appariranno evidenziati con il colore rosso.

5.	Verificare eventuali responsabilità dell’utente relative a:

a.	Eventi in Opzioni eventi - Ruoli e Modelli eventi;

b.	Anagrafica Infrastrutture / Strumenti e Scadenzari e relativi interventi programmati;

c.	Tipologie di valutazione;

d.	Registrazione indicatori;

e.	Progetti, interfacce e fasi di progetto.

6.	Eliminare l’utente come interfaccia nei Progetti Tipo.