Configurazione iniziale

Nel seguito si decrivono le attività che devono essere svolte per effettuare correttamente la configurazione e l'implementazione di Qualibus. Le attività richieste dalla check list sono illustrate nell'Help in linea.

L'elencazione delle attività descrive una implementazione di Qualibus nella versione completa di tutti i moduli. Fattori importanti nelle attività di configurazione sono:

1.	la disponibilità dei moduli

2.	la successione logica delle azioni

3.	la disponibilità dei dati e della documentazione per le attività di data entry

Per ciascuna attività sono riportati il Tipo operazione / Modulo sul quale deve essere svolta l'attività di configurazione e la descrizione dell'attività da svolgere. I paragrafi evidenziati indicano la presenza di attività di data entry che indicano i tipi di dati che devono essere predisposti per l'inserimento manuale o per l'importazione automatica nella base dati.

Durante il riesame iniziale è opportuno che vengano garantite le seguenti azioni:

1.	garantire la presenza di tutte le interfacce coinvolte;

2.	definire l'organizzazione delle risorse incluso la struttura del gruppo, le responsabilità, l'utilizzo di eventuali fornitori, le altre risorse materiali ed i mezzi da utilizzare;

identificare le attività da svolgere ed i risultati attesi, in particolare valutare se sia opportuno prevedere l'importazione una tantum o l''allineamento delle anagrafiche Clienti, Fornitori, Personale, Articoli, ecc. dal gestionale o da altri software in uso oppure programmare l’immissione di tutti i dati necessari;

4.	identificare un programma di scadenze previste per le diverse fasi compresa la formazione degli utenti e la validazione dell'intero progetto.

Primo accesso

Gli utenti sempre presenti nella base dati creata in fase di installazione sono:

►	“sa” (system administrator)

►	DIR (Direttore)

►	RSG (Responsabile Sistema di Gestione)

La password iniziale corrisponde al l’ID utente e può essere modificata accedendo a Opzioni utente nel menu di accesso rapido. Il primo accesso al programma può quindi essere effettuato utilizzando uno dei seguenti account:

Utente	Password
sa	password di “sa”
dir	dir
rsg	rsg

Gli utenti preconfigurati sono di tipo Amministratore ed accedono a tutti i moduli e con autorità e privilegi pieni.

Attività di configurazione

N°

Tipo operazione/Modulo

Disposizioni

PREMESSA

Per effettuare una buona configurazione del software, fare un'analisi preliminare quanto più completa possibile dei processi da configurare e delle interazioni che questi hanno con altri processi, al fine di non pregiudicare una precisa e veloce implementazione del sistema organizzativo informatizzato.

Prerequisiti della buona implementazione sono quindi l'analisi fatta a più persone e la disponibilità di tempo sufficiente per definire e ponderare le scelte.

Configurazione di base - Applications Manager

1 - Definire i reparti in cui l’organizzazione è suddivisa, ad es: Direzione, Commerciale, Logistica, Tecnico, Produzione, Amministrazione, ecc.

2 - Sovrascrivere i 2 utenti inseriti di default con i nominativi del personale che ricopre le funzioni corrispondenti a DIR e RSG in azienda

3 - Definire gli altri utenti (Menu interattivo/Aggiungi/Crea personale)

4 - Disattivare e NON ELIMINARE l'utente sa = System Administrator

coinvolgimento nel caso il personale che sarà successivamente referente nella gestione informatizzata

Configurazione di base / Anagrafica Personale

Inserire le anagrafiche del personale non configurato come utente del programma imputando i soli campi Nome e Cognome

Documenti - Opzioni Documenti

Completare / Aggiornare le impostazioni di default relativamente a: tipi di documento, tipi di file gestiti, ubicazioni, liste di distribuzione predefinite, tipo supporto, Parametri

Opzioni documenti

Documenti

1 - Importare la documentazione. già presente in Windows, possibilmente tramite l'utilità "Importa documenti" (menu interattivo sulla cartella - Importa documenti) facendo riferimento, se ritenuto opportuno, alla struttura già impostata in Documenti.
2 - Definire i ruoli degli utenti sulle cartelle (Menu contestuale - Assegna ruoli)

Documenti - Menu contestuale sulla cartella

Documenti

Importare documenti utilizzando altri metodi quali il Copia & incolla o il Drag & drop

Eventi - Opzioni

Completare / Aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento alle procedure in vigore. Per inserire e configurare nuove classi di evento fare riferimento all'help.

Opzioni Eventi - Classi

Porre attenzione all’assegnazione dei permessi di visibilità sulle singole sezioni dei dati personalizzati degli eventi (vedi punto 0)

Eventi - Modelli

Completare / Aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento alle procedure in vigore. Per inserire nuovi modelli di evento fare riferimento all'help.

Modello Addestramento - Sez. Definizione

Eventi - Opzioni

Definire i ruoli degli utenti per ciascuna delle Classi di Evento configurate.

Anagrafiche Infrastrutture e Strumenti

Definire i ruoli degli utenti per ciascuna Infrastruttura e strumento o gruppo configurato

Infrastrutture e Strumenti - Sezione Albero

Anagrafica Scadenzari

Definire i ruoli degli utenti per ciascun Scadenzario e/o gruppo configurato.

Configurazione di base - Opzioni Generali

Inserire i parametri che caratterizzano l’organizzazione.
Completare / Aggiornare le impostazioni di default dei promemoria.

Completare / Aggiornare le impostazioni di default alla sez.Varie in particolare le categorie merceologiche che risultano critiche per l'azienda, necessarie per la valutazione dell'accettabilità dei fornitori e della soddisfazione dei clienti

Risorse umane - Anagrafica Personale

Completare l’immissione dei dati nell'anagrafica personale in particolarealla sez. Dati generali con Email: indirizzo che sarà utilizzato dal software per la firma delle mail in uscita e per le notifiche automatiche, dati personalizzati, carriera ed allegare, se disponibili, i documenti quali contratti di collaborazione, accordi, ecc.

Anagrafiche Clienti e Fornitori - Opzioni

Completare / Aggiornare le impostazioni di default. Se necessario aggiungere nuovi tipi di conto ai quali assegnare i relativi ruoli di accesso

Clienti e Fornitori - Opzioni

Anagrafica Clienti e Fornitori

Inserire i Clienti e Fornitori, compresi quelli potenziali. Se in numero considerevole importare ed allineare i dati anagrafici con il software gestionale.

Per la corretta implementazione vedi anche Help in linea.

Configurazione di base - Check-list

Completare / aggiornare le check list pre-configurate di default.
Il programma consente l'archiviazione di check list che possono essere copiate (non allineate) in Progetti, Eventi ed Infrastrutture e Strumenti, oppure utilizzate tal quali.

Anagrafiche Articoli - Opzioni

Completare o aggiornare le impostazioni di default. Se necessario aggiungere nuovi tipi di articolo e completare le altre opzioni.

Articoli - Opzioni

Anagrafica articoli

Inserire tutti gli Articoli di acquisto e vendita. Se in numero considerevole importare ed allineare i dati anagrafici con il software gestionale.

Applications Manager e Moduli diversi

1 - Definire i privilegi in Applications Manager e i ruoli (Documenti, Eventi, Infrastrutture / Strumenti, Scadenzari, Clienti / Fornitori, Personale e Sezioni dati personalizzati) degli utenti che potranno essere individuati quali Utente Modello per la duplicazione

2 - Completare l'assegnazione di privilegi e ruoli utilizzando le funzionalità della sezione Duplicazioni

Per fare accedere l’utente a tutte le sezioni dei dati personalizzati attivare in Applications Manager - Privilegi il privilegio DatiP in corrispondenza dei moduli. In alternativa assegnare la visibilità solo a livello di singola Sezione dei dati personalizzati nelle Opzioni di configurazione di ciscun Modulo.

Progetti / Opzioni

Completare o aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento alle procedure in vigore.

Progetti - Opzioni

Progetti

Completare / aggiornare i Progetti TIPO configurati di default facendo riferimento all'help per la configurazione e l’implementazione.

Progetti

1 - Definire la struttura ad albero dei progetti
2 - Inserire tutti i progetti in corso

Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti / Opzioni

Completare o aggiornare le impostazioni di default.

Scadenzari Infrastrutture e Strumenti - Opzioni

Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti

1 - Definire la struttura ad albero
2 - Inserire le Infrastrutture, gli Strumenti e Scadenzari in uso definendo in particolare tutti gli interventi programmati
3 - Assegnare i ruoli adeguati agli utenti

Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti

Completare / aggiornare le impostazioni di default, degli scadenzari predefiniti eventuali, sostituendo ad esempio l'esecutore, la data di prossima esecuzione e controllando la frequenza.

Risorse umane - Funzioni

Completare o aggiornare le impostazioni di default degli Attributi delle funzioni.

Risorse umane - Funzioni

Definire le funzioni attive all’interno dell’organizzazione e per ciascuna di esse collegare il personale che ne fa parte.
Definire gli "attributi" per ogni funzione aziendale configurata.

Risorse umane - Organigrammi

Definire l’organigramma generale dell’organizzazione ed eventuali altri organigrammi utilizzando le funzioni configurate

Inserire e disattivare un utente

Per inserire il nuovo utente accedere alla sezione Utenti dell'Applications Manager e selezionare Aggiungi dal menù contestuale. Selezionare quindi Crea personale qualora non sia già inserita l'anagrafica dell'utente, o Usa personale esistente se l'utente è già inserito in anagrafica.

Una volta inserito l'utente, ad esso vanno assegnati i privilegi ed i ruoli nei vari moduli di Qualibus per:

1.	Definire / modificare i ruoli dell’utente in Eventi / Opzioni / Ruoli ed in Eventi / Modelli

2.	Definire / modificare i ruoli dell’utente in Documenti provvedendo, nel caso, alla distribuire i documenti al nuovo utente

3.	Collegare il nuovo personale alle funzioni ricoperte dell'Anagrafica funzioni e provvedere, nel caso, ad aggiornare i file degli organigrammi

4.	Assegnare eventuali responsabilità all’utente in:

a.	Modelli eventi

b.	Scadenzari ed Infrastrutture e strumenti (responsabilità di gestione e interventi programmati)

c.	Tipologie di Valutazione

d.	Registrazione Indicatori in Opzioni OIT/Indicatori

e.	Progetti e fasi dei Progetto Tipo

5.	Inserire l’utente come interfaccia nei progetti

Per l'assegnazione di privilegi e ruoli è utile utilizzare quanto più possibile il wizard di duplicazione rapida della sottostante sezione Duplicazioni.

Per disattivare un utente, alla sezione Utenti dell'Applications Manager, togliere la spunta alla colonna Utente Attivo: a questo punto l’utente non può più operare sul programma.

Se ritenuto opportuno si potrà inoltre:

1.	Assegnare all’utente lo stato “licenziato/chiuso” o “Potenziale” nell'Anagrafica personale

2.	Eliminare i ruoli dell’utente in Documenti agendo dalle cartelle a livello principale e propagando l’assenza di ruoli nelle sub directory. I nomi degli utenti disattivati appaiono in rosso.

3.	Eliminare l’utente nelle Anagrafiche funzioni a cui è collegato. Gli utenti con stato Licenziato/chiuso o Potenziale in anagrafica personale appaiono in rosso

4.	Provvedere ad assegnare, ad altri utenti o funzioni, eventuali responsabilità dell’utente in Opzioni eventi / ruoli e nei Modelli eventi

5.	Provvedere ad assegnare, ad altri utenti, eventuali responsabilità dell’utente in:

a.	Anagrafiche Infrastrutture e strumenti, Scadenzari e relativi interventi programmati

b.	Tipologie di valutazione

c.	Registrazione indicatori

d.	Progetti, interfacce e fasi di progetto

6.	Eliminare l’utente come interfaccia nei Progetti Tipo.