Nuova cartella: crea una nuova cartella di documenti con i ruoli della cartella padre da cui è stata richiamata. Per creare una cartella a livello principale, richiamare il menù contestuale da <Livello principale>

Taglia struttura: permette di spostare la struttura dell'albero a partire dalla cartella selezionata in una qualsiasi posizione della struttura compreso <Livello principale>. Una volta selezionata la cartella di dstinazione il menu propone Incolla struttura. Lo spostamento coinvolge anche tutti i documenti della struttura di cartelle sorgente. I ruoli di Redazione, Verifica, Approvazione, Distribuzione vengono preservati dalle operazioni di copia/sposta. Il permesso di lettura viene invece propagato all'indietro dalla cartella destinazione fino alla radice dell'albero delle cartelle per garantire la visibilità delle cartelle copiate/spostate a tutti gli utenti che avevano dei privilegi sulle cartelle spostate

Copia struttura (senza documenti): permette di duplicare la struttura dell'albero a partire dalla cartella selezionata in una qualsiasi posizione della struttura o a livello principale. La duplicazione avviene solamente a livello delle cartelle e non coinvolge in nessun modo la copia o la duplicazione dei documenti contenuti all'interno della struttura di cartelle sorgente

Elimina/Elimina struttura: Elimina è sostituito da Elimina struttura se l'utente è Pers1 in Documenti. Il comando Elimina permette l'eliminazione di una cartella di documenti. Non possono essere eliminate cartelle che contengono documenti o sottocartelle. Consultare anche la sezione Elimina struttura

Assegna ruoli: permette di assegnare agli utenti i ruoli sui documenti contenuti nella cartella. Vedi Assegnazioni dei ruoli

Copia ruoli da cartella padre: permette di copiare su una singola cartella i ruoli della cartella padre

Ruoli e proprietà: visualizza le proprietà della cartella ed i ruoli degli utenti

Distribuzione rapida: permette di distribuire i documenti contenuti nella cartella e nelle eventuali sottocartelle

Importa Documenti: avvia una procedura guidata che consente di importare alberi di cartelle nella gestione documentale

Esporta files documenti: consente di esportare i file della sezione pubblica contenuti nella cartella. Sono disponibili diverse opzioni:

Rinomina, Espandi tutto, Ritrai tutto e Stampa componente: consentono rispettivamente di rinominare la cartella selezionata, espandere e ritrarre l'albero delle cartelle e di comporre una stampa dei contenuti visualizzati sullo schermo o contenuti nella sezione attiva del modulo.

Alle funzionalità del menu contestuale si aggiunge la funzionalità del Drag&drop e CTRL+SHIFT sulla tastiera. Funzionalità attiva solo se l'utente è Pers1 in Documenti

Con Assegna ruoli dal Menu contestuale si controllano i ruoli di lettura, inserimento, modifica, revisione, verifica, approvazione e distribuzione degli utenti di Qualibus sui documenti contenuti nella singola cartella. Ad Assegna ruoli si affianca la funzionalità Duplicazione dei ruoli in APPLICATIONS MANAGER dove possono  essere copiati i ruoli sulle cartelle da un utente all'altro.

Maschera assegnazioni Ruoli sulla cartella

La maschera di assegnazione ruoli consente di assegnare i ruoli specifici agli utenti, raggruppati per reparto, mediante l'attivazione dei relativi flag.   L'aggiunta di nuovi utenti non ancora presenti è possibile tramite la funzione Aggiungi del menu contestuale: in una cartella è possibile aggiungere un nuovo utente solo se questo è già presente nella cartella a livello superiore.   L'assegnazione di uno qualsiasi dei ruoli attiva automaticamente quello di Lettura mentre l'assegnazione del ruolo Admin attiva automaticamente tutti gli altri.   L'utente che crea una cartella ha automaticamente attivati tutti i ruoli sulla cartella e l'utente che assegna o revoca i ruoli non può revocare a se stesso il permesso di lettura.         Selezionando Propaga ruoli si trasmettono i ruoli dell'utente a tutte le sottocartelle della cartella selezionata

Il ruolo di Inserimento permette all'utente di inserire un record ma, senza i ruoli di Modifica e Revisione, egli non può fare nulla sul record inserito tanto che non vede la tab Revisioni. E' un ruolo che ha più senso se invece viene tolto, vale a dire quando c'è la necessità di impedire ad un utente di inserire nuovi documenti ma di preservargli al tempo stesso i ruoli di Modifica e/o di Revisione sui documenti esistenti.

Il solo ruolo di Inserimento non propone le 4 opzioni di inserimento sul comando Nuovo documento dal menù contestuale ne tantomeno permette di utilizzare la funzionalità del Drag&Drop per la quale è necessario possedere anche i ruoli Verifica ed Approva.

Se possiede anche il ruolo di Modifica oltre al ruolo di Inserimento, l'utente può inserire un documento da wizard attivando i comandi del menu contestuale, può estrarre ed archiviare i tipi documento con Revisione approvata modificabile come impostati in Opzioni documenti - Tipi documento, può effettuare delle modifiche al documento limitatamente alla revisione relativa all'inserimento ed infine può utilizzare il comando F2 per modificare le proprietà del documento.

Se all'utente viene infine assegnato anche il ruolo di Revisione, potra effettuare una nuova revisione anche per le revisioni succesive alla prima ed avrà attivi i comandi Estrai in modifica / Archivia su ogni revisione che è in redazione.

Un utente gestore di una cartella, ovvero con ruolo Admin attivato, avrà diritti di amministratore sulla cartella e potrà:

La procedura permette l'eliminazione di un'intera struttura di cartelle dei documenti e può essere avviata da un utente con privilegio Pers.1 o da un utente con il ruolo Admin sulla cartella.

In una struttura di documenti di Qualibus (ovvero una cartella padre e tutte le sue sottocartelle) vi possono essere essenzialmente due tipi di documenti: documenti collegati (ad un Addestramento, ad una Riunione, ad una Verifica, ecc...) e documenti non collegati (ovvero gestiti esclusivamente all'interno del programma Documenti, ma non collegati). Inoltre la struttura può essere composta da una o più cartelle di progetto.

Maschera per la procedura di eliminazione

All'attivazione del comando una nuova finestra si mostra all'utente. Tale finestra contiene 3 griglie (è possibile espandere le griglie selezionando il pulsante Mostra griglia) in cui vengono mostrati rispettivamente: