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Gestione dei Documenti |
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Alla griglia della sezione Documenti accede l'utente che ha il permesso minimo di lettura sulla cartella. Tale sezione viene denominata anche sezione pubblica dei documenti e si differenzia dalle sezioni Revisioni e Distribuzione dove avviene il management della documentazione ad opera di utenti in possesso di privilegi e ruoli superiori a quello di lettura.
In questa sezione i documenti vengono visualizzati completi di tutta una serie di proprietà che definiscono i file e ne facilitano l'individuazione e precisamente:
| ► | Stato: visualizza se il documento è Attivo o Obsoleto |
| ► | Tipo: visualizza l'icona del programma attraverso il quale il documento sarà aperto (se il documento è approvato) |
| ► | Revisione: riporta il numero dell'ultima revisione approvata del documento |
| ► | Distribuita: indica se il documento è in distribuzione controllata |
| ► | Distribuita a me: indica se il documento è stato distribuito all'utente |
| ► | In Modifica: indica se per il documento è in corso una nuova revisione che non è ancora stata approvata |
| ► | Data: data di approvazione dell'ultima revisione del documento |
| ► | Codice: codice assegnato al documento |
| ► | Descrizione: descrizione/titolo del documento |
| ► | Contenuto sintetico: ulteriore campo a disposizione per una descrizione più dettagliata del documento o per inserire note. |
| ► | Tipo documento: è il tipo documento scelto tra i tipi configurati in Opzioni - Tipi documento |
| ► | Valido fino a: data di scadenza del documento |
| ► | ID_FILE: numero univoco assegnato al file dalla base dati che permette di risalire al campo che contiene il documento come campo BLOB sul database |
| ► | Dimensione: indica la dimensione del file |
Parte di questi campi sono registrazioni effettuate dall'utente nella barra verticale (F2 sulla tastiera dopo aver selezionato il documento) e parte sono registrazioni automatiche che tracciano le attività di Document management svolte dall'utente.
Alla sezione pubblica dei Documenti si richiamano le funzionalità del menù contestuale con il click dx del mouse.
 Menu sul Documento |
Nuovo documento: propone di scegliere tra le 3 opzioni proposte per:3 inserire uno o più file selezionati nell'esplora risorse (o drag & drop), avviare la procedura guidata per inserire un nuovo documento o creare un nuovo documento all'interno della cartella selezionata scegliendo tra i tipi di documento impostati nelle Opzioni Apri in lettura (o doppio click del mouse): apertura in sola lettura della revisione in vigore del documento selezionato. Copia file: copia il file del documento permettendo quindi di "incollarlo" sul desktop, in una cartella, all'interno di un altro documento e ovunque si desidera. Possono essere "copiati" contemporaneamente più documenti attraverso la selezione multipla. Il comando Copia File permette altresì di copiare nella clipboard il file pubblico. Taglia: "taglia" il documento permettendo il suo spostamento da una cartella all'altra. Possono essere "tagliati" più documenti attraverso la selezione multipla. Incolla tagliati: permette di incollare i documenti "tagliati" nella cartella selezionata Modifica proprietà: consente la modifica delle proprietà del documento abilitando l'editazione nelle sottostanti sezioni Proprietà, Tag, Documenti e Collegati. Può effettuare modifiche un utente con il ruolo minimo di Modifica sulla cartella ad eccezione del campo Stato che è modificabile solo da un utente con ruolo Admin sulla cartella o in possesso del privilegio Pers1 sul modulo Documenti. Eliminazione totale documento: consente l'eliminazione del documento e di tutte le sue revisioni. |
ATTENZIONE !!
La procedura guidata Nuovo documento (da Wizard) viene effettuata nel rispetto dei ruoli dell'utente sulla cartella e richiede un ruolo minimo di redazione per essere eseguita. Le funzioni Taglia/Incolla tagliati, ed Eliminazione totale del documento sono disponibili solo agli utenti amministratori dei documenti con il privilegio Pers.1 in Documenti attivato in Applications Manager o con ruolo Admin sulla Cartella. Messaggi di avviso (Warning) informano gli utenti ogni volta che richiedono la lettura o la modifica di documenti obsoleti o di documenti la cui data di validità sia stata superata. Il messaggio viene mostrato anche quando un documento viene aperto da un qualsiasi modulo. |
Con la tab Consultazioni nella Barra di controllo delle Tab, si attiva la finestra di ricerca e consultazione dei documenti. La finestra è suddivisa nelle 3 sezioni Generale, Collegamenti documenti e Collegamenti moduli, propone un gran numero di elementi per la ricerca e l'individuazione dei file e dispone delle funzionalità comuni a tutte le griglie di ricerca e consultazione ivi compresa la funzionalità per il salvataggio dei filtri. La tab Consultazioni non consente di effettuare ricerche se non viene impostato almeno un parametro di ricerca.
La ricerca sulla tab Generale si suddivide a sua volta in 2 sottosezioni Criteri generali e Criteri avanzati. In Criteri generali si ricercano i documenti utilizzando come parametri di ricerca Codice, numero di Revisione, Descrizione, Contenuto sintetico del documento e nome della Cartella. In questa ricerca possono essere utilizzati gli operatori di ricerca.
Alla sezione Proprietà documenti è possibile filtrare i documenti per 6 attributi (modelli, elettronici, interni, scaduti, obsoleti e distribuiti) potendo includere, escludere o ignorare tali caratteristiche nelle condizioni di ricerca. Alla sezione Documenti in revisione è possibile avviare la ricerca selezionando lo stato del documento:
Alla sezione Tag è possibile filtrare i documenti secondo i tag assegnati nella griglia verticale della sezione pubblica Documenti. Quando uno di questi criteri è selezionato, viene automaticamente disattivato il comportamento di default della ricerca. Deselezionando tutti i criteri invece viene riattivato il comportamento di default della ricerca.
La ricerca attraverso la tab Criteri avanzati propone come parametri di ricerca per Tipi di documento, per Ubicazione e la ricerca per Cartelle che permette di ricercare i documenti in base alla cartella dei documenti di Qualibus in cui sono contenuti.
La ricerca sulla tab Collegamenti documenti permette di ricercare quei documenti che sono stati collegati ad altri documenti nella griglia verticale della sezione pubblica del modulo Documenti. Alle sezioni Documenti e Documenti collegati inserendo preliminarmente un operatore di ricerca, è possibile effettuare la ricerca generale sui documenti a cui è stato collegato almeno un documento con focus rispettivamente sui documenti a cui è stato collegato un documento e sui documenti che sono stati collegati ad un documento.
La ricerca sulla tab Collegamenti moduli permette di ricercare quei documenti che stati collegati alla tab nei moduli di Qualibus sono nella griglia verticale della sezione pubblica del modulo Documenti. Alla sezioni Documenti e Moduli collegati inserendo preliminarmente un operatore di ricerca, è possibile effettuare la ricerca generale sui documenti a cui è stato collegato almeno un documento con focus rispettivamente sui documenti a cui è stato collegato un documento e sui documenti che sono stati collegati ad un documento.
In entrambe le tab, tra le 2 sezioni, trova spazio la sezione Operatore per poter filtrare i record in base a più di una condizione. L'operatore OR, di default, visualizza i record se è valida almeno una condizione, mentre AND visualizza record dove sono soddisfatte le condizioni poste in entrambe le sezioni. |
Nella ricerca dei documenti, per le espressioni di tipo carattere, gli operatori da utilizzare nei criteri delle finestre di ricerca sono:
In tutte le ricerche di Qualibus, nei criteri relativi a stringhe di caratteri, l'operatore '%' viene posto automaticamente alla fine della stringa di ricerca. Nel seguito alcuni esempi di utilizzo dell'operatore.
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