Attivando le funzionalità del menu contestuale è possibile comporre le liste di distribuzione o utilizzare le liste preconfigurate.

Le distribuzioni di un documento, che possono essere fatte sia a personale interno che esterno all'organizzazione, vengono tenute in memoria dal programma e riproposte come opzione per le distribuzioni successive.

Nella tab. Distribuzione è possibile consultare le distribuzioni relative a tutte le revisioni distribuite del documento: selezionata una revisione nella tab Revisioni  si accede alla tab Distribuzione dove si richiama il comando Apri dal menu contestuale.

In altro modo è possibile consultare i destinatari delle distribuizioni richiamando il comando Distribuita a dal menu contestuale sulle revisioni alla tab Revisioni oppure selezionando direttamente il pulsante Documenti distribuiti,,, nella Barra dei comandi per una ricerca e consultazione generale su tutte le distibuzioni.

Agli utenti destinatari della distribuzione verrà recapitato un messaggio che propone in allegato l'apertura diretta del documento distribuito e il collegamento alla cartella di archiviazione.

L'apertura del documento da parte dell'utente viene tracciata dal programma ed è consultabile selezionado il pulsante Documenti distribuiti ... posto nella barra  dei comandi della maschera principale del modulo.

Ai destinatari esterni il documento viene spedito a mezzo e-mail all'indirizzo personale come configurato nella sezione Contatti dell'anagrafica.

Dal menù contestuale richiamare il menu contestuale e selezionare una delle tre opzioni proposte per comporre la nuova lista.

Nella maschera di composizione con i comandi Aggiungi o Elimina dal menu contestuale viene composta la lista. Per ciascun detinatario è possibile modificare il default per il tipo di distribuzione che per gli utenti di Qualibus è il messaggio interno e per i contatti esterni è l'E-mail.

Compilata la lista, è possibile impostare una data diversa dalla data odierna proposta e quindi procedere alla distribuzione selezionado il pulsante dalla Ribbon toolbar: nel caso siano state impostate distribuzioni tramite E-mail si apre in automatico la finestra di invio delle E-mail che, assieme al messaggio interno, recapiterà ai destinatari il documento come allegato.

L'accesso a un documento da parte dell'utente viene tracciata dal programma ed è consultabile selezionado il pulsante Documenti distribuiti ... posto nella barra dei comandi della maschera principale del modulo. Documenti distribuiti visualizza la lista dei documenti che sono stati distribuiti con relativi dettagli.

Ad ogni utente la visualizzazione della lista dei documenti è limitata in funzione dei ruoli posseduti sulle cartelle. Sulla maschera di ricerca, in basso a sx è presente un check box che limita la ricerca dei documenti distribuiti al soli destinatari di tipo "Dipendente" attivi.

Le colonne Data ultimo accesso e Data primo accesso consentono di verificare l'avvenuto accesso da parte dell'utente ai documenti che gli sono stati distribuiti.

Se non è stato effettuato alcun accesso al documento ricevuto in distribuzione, lo spazio sulla colonna apparirà vuoto: da questa finestra è possibile aprire (con un doppio click) documenti che non sono ancora stati ancora letti, ovvero può essere utilizzata da alcuni utenti come il luogo ottimale in cui andare a leggere i documenti di cui essi devono essere a conoscenza.

Dal menù contestuale sulla cartella, ai soli utenti in possesso del privilegio Pers1 sul modulo Documenti, è disponibile il comando Distribuzione rapida che  permette di distribuire a uno o più utenti tutti i documenti contenuti nella cartella e nelle eventuali sottocartelle.

Il processo guidato è molto semplice: selezionato il comando dal menu contestuale sulla cartella, si apre la maschera che permette di selezionare gli utenti destinatari della distribuzione e di confermare l'operazione.

Tale funzionalità, particolarmente utile in caso di inserimento massivo di documenti in Qualibus, genera una distribuzione senza l'invio di messaggi di notifica ai destinatari, ma attesta l'avvenuta distribuzione dei documenti in periodo antecedente la loro immissione nella base dati, attraverso un aggiornamento dei dati relativi alla distribuzione consultabili con il comando Documenti distribuiti... posto nella barra dei comandi. La descrizione di questo tipo  di distribuzioni è vuota.