Le caratteristiche dei documenti di Qualibus sono impostate nelle Opzioni alle sezioni:
l simbolo 
indica funzioni abilitate solo per utenti di tipo Amministratore.
Tipi documento
Nella sezione si definiscono le caratteristiche dei tipi documento. Per ciascun tipo di documento, compilando o flaggando i rispettivi campi, possono essere impostate le seguenti caratteristiche:
| ► | Documento interno: se attivato il documento è di origine interna. L'opzione risulterà non attiva. Es. nel caso di norme, listini fornitori e altri documenti di origine esterna |
| ► | Codice obbligatorio: rende obbligatorio l'inserimento del codice per il tipo di documento |
| ► | Duplicazione codice consentita: per il tipo di documento risulta consentita la duplicazione dei codici |
| ► | Prefisso codice consentita: nel campo può essere indicata la struttura del codice, facilitando la definizione dello stesso in fase di redazione del documento |
| ► | Descrizione proposta nuovo documento: nel campo può essere inserita una descrizione predefinita per il tipo di documento |
| ► | Modello: il documento è classificato come modello (v. Modelli RTF) |
| ► | Gestione revisioni: se non attiva non è possibile la gestione automatica delle revisioni |
| ► | Revisione approvata modificabile: rende possibile la modifica delle revisioni già approvate, operazione normalmente non consentita. Questa funzione permette di estrarre in modifica i file dalla sezione pubblica di Documenti |
| ► | Numero di verifiche: permette la gestione di verifiche multiple a livello di tipo documento. Viene automaticamente impostata a 1 (uno) se attivata l'opzione Verifica e approva in un'unica operazione o disattivata l'opzione Gestione revisioni |
| ► | Richiesta note/osservazioni verifica: richiede la password per la conferma della verifica; se attiva sarà possibile registrare alcune note circa la revisione effettuata. |
| ► | Richiesta conferma approvazione e data entrata in vigore: richiede la password per la conferma dell'approvazione e la data di entrata in vigore della revisione. Se non attiva, non sarà possibile specificare la data della revisione corrisponderà quindi alla data di sistema |
| ► | Verifica e approva in un'unica operazione: attivando questa opzione sarà possibile passare direttamente, in un'unica operazione, dallo stato di redazione ad approvato approvato |
| ► | Mesi conservazione: definisce i mesi di conservazione delle revisioni del tipo di documento non più in vigore |
| ► | Tipo di supporto: definizione del supporto del tipo di documento. Es. cartaceo, file elettronico gestito, microfilm, cd rom |
| ► | Gestione file: se non attiva significa che il documento non è in formato elettronico e quindi la gestione file è disabilitata |
| ► | Attivo: possono essere redatti documenti del tipo selezionato |
| ► | Ubicazione: possibilità di definire l'ubicazione per i documenti del tipo selezionato scegliendo tra quelle definite nella Opzioni di configurazione |
| ► | Lista di distribuzione predefinita: possibilità di associare una lista di distribuzione predefinita scelte tra quelle definite in Opzioni - Elenco liste di distribuzione per i documenti del tipo selezionato |
| ► | Conferma notifica distribuzione: se attivata, determina l'invio automatico di un messaggio all'utente che ha distribuito il documento nel momento in cui ciascun destinatario apre il messaggio con il link al documento distribuito |
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Tipi file gestiti
Nella sezione si definiscono i tipi di file che possono essere gestiti da Qualibus.
Per ogni tipo di file è possibile definire il Tipo documento per importazioni da utilizzare come default per le operazioni di importazione dei documenti.
Nel caso in cui tale parametro non sia definito, durante le operazioni di importazione e drag & drop di documenti, il sistema utilizzerà il tipo documento di default per importazioni indicato alla sezione Parametri.
Attivando Aggiorna titolo applicativo, quando il file verrà aperto, sulla barra del titolo dell'applicativo utilizzato per la lettura del file comparirà il nome del documento. In caso contrario sulla barra del titolo comparirà solamente il numero del file associato al documento.
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Ubicazioni
Nella sezione si definiscono le ubicazioni dove vengono conservati i documenti. La funzionalità è utile per indicare gli archivi dove si trovano i documenti cartacei originali.
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Elenco liste di distribuzione
Dettaglio liste di distribuzione
Si definiscono nel dettaglio le Liste di distribuzione definite in Elenco liste di distribuzione. Nella lista possono essere inseriti soggetti interni o esterni all'organizzazione: se l'opzione Destinatario interno è attiva il destinatario è individuato attraverso una ricerca in ANAGRAFICA PERSONALE, in caso contrario viene individuato attraverso una ricerca in ANAGRAFICA CLI / FOR.
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Tipi supporto
Vengono definiti i possibili tipi di supporto utilizzati per la gestione dei documenti. La selezione del tipo di supporto in Tipi documento condizionano l'attività di DMS nella gestione del documento
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Parametri
Alla sezione vengono impostati i parametri relativi alle Impostazioni predefinite, all'Archiviazione e alla Sicurezza dei file. La sezione è visibile e modificabile solo agli utenti di tipo Amministratore. Significato dei parametri:
Impostazioni predefinite
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Ubicazioni documenti di default: ubicazione predefinita per i documenti.
Tipo documento di default per importazioni: tipo di documento assegnato di default ai file importati nei DOCUMENTI di Qualibus mediante le operazioni di drag & drop, copia & incolla e nell'utility Importazione documenti. Tale parametro deve essere definito in fase di installazione del sistema: la mancata impostazione non consentirà di effettuare alcuna operazione di importazione
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Max Doc size
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Massima dimensione documenti consentita (MB): è indicato la dimensione massima dei documenti che vengono importati in Qualibus. La dimensione è impostata automaticamente a 200 MB e puo essere portata fino a 500 MB che è la dimensione massima consentita: se il parametro viene salvato su un numero superiore si genera conflitto al momento dell'inserimento dei files nel programma
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Utente per la sicurezza del dominio
L'utente (Qualibus) abilitato ad accedere alla cartella dei documenti (QDocs) deve essere creato da un amministratore del dominio (DOMINIO).
E' necessario assegnare la protezione e la condivisione della cartella QDocs solamente all'utente Qualibus. L'utente Qualibus sarà quindi il solo abilitato ad accedere ai documenti.
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Affinchè solo l'utente Qualibus possa accedere ai documenti è inoltre necessario impostare opportunamente la protezione e la condivisione della cartella QDocs.
Esempio di impostazioni con Windows 2003 server
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