Tipi documento

Nella sezione si definiscono le caratteristiche dei tipi documento. Per ciascun tipo di documento, compilando o flaggando i rispettivi campi, possono essere impostate le seguenti caratteristiche:

Proprietà dei tipi documento

Doc. interno: se attivato il documento è di origine interna. L'opzione risulterà non attiva nel caso di norme, listini fornitori e altri documenti di origine esterna

Codice obbligatorio: rende obbligatorio l'inserimento del codice per il tipo di documento

Duplicazione codice consentita: per il tipo di documento risulta consentita la duplicazione dei codici

Prefisso codice consentita: nel campo può essere indicata la struttura del codice, facilitando la definizione dello stesso in fase di redazione del documento

Descrizione proposta nuovo documento: nel campo può essere inserita una descrizione predefinita per il tipo di documento

Modello: il documento è classificato come Modello

Gestione revisioni: per attivare la gestione automatica delle revisioni

Revisione approvata modificabile: rende possibile la modifica delle revisioni già approvate, operazione normalmente non consentita dalla sezione pubblica di Documenti. Questa configurazione non è compatibile con una le successive Creazione automatica pdf in approvazione e Sostituzione campi automatica.

Utilizza ruoli cartelle per verifiche multiple: per il tipo di documento, assegna il ruolo di verificatori dei documenti agli utenti che detengono il corrispondente ruolo sulla cartella

Messaggio automatico ai verificatori: invia un messaggio automatico agli utenti con ruolo di Verifica sulla cartella con la richiesta di effettuare la verifica

Numero di verifiche: permette la gestione di verifiche multiple a livello di tipo documento. Viene automaticamente impostata a 1 (uno) se attivata l'opzione Verifica e approva in un'unica operazione o disattivata l'opzione Gestione revisioni

Verifica e approva in un'unica operazione: attivando questa opzione sarà possibile passare direttamente, in un'unica operazione, dallo stato di redazione ad approvato approvato

Mesi conservazione: definisce i mesi di conservazione delle revisioni del tipo di documento non più in vigore

Tipo di supporto: definizione del supporto del tipo di documento. Es. cartaceo, file elettronico gestito, microfilm, cd rom

Gestione file: se non attiva significa che il documento non è in formato elettronico e quindi la gestione file è disabilitata

Attivo: possono essere redatti documenti del tipo selezionati

Lista di distribuzione predefinita: possibilità di associare una lista di distribuzione predefinita scelte tra quelle definite in Opzioni - Elenco liste di distribuzione per i documenti del tipo selezionato

Conferma notifica distribuzione: se attivata, determina l'invio automatico di un messaggio all'utente che ha distribuito il documento nel momento in cui ciascun destinatario apre il messaggio con il link al documento distribuito

Creazione automatica pdf in approvazione: se attivata per il tipo documento verrà creato automaticamente il file pubblico in .pdf al momento dell'approvazione.

Sostituzione automatica campi: al momento dell'approvazione del documento sostituisce i campi identificativi dell'ultima revisione del documento

Messaggi automatici (MailSender): permette di impostare l'invio di un messaggio di notifica nel caso sia stata impostata una data di scadenza per la validità del documento.