Le caratteristiche dei documenti di Qualibus sono impostate nelle Opzioni alle sezioni:

 

l simbolo indica funzioni abilitate solo per utenti di tipo Amministratore.

 

Nella sezione Tipi file gestiti si definiscono i tipi di file che possono essere gestiti da Qualibus. Per ogni tipo di file è possibile definire il Tipo documento per importazioni da utilizzare come default per le operazioni di importazione dei documenti. Nel caso in cui tale parametro non sia definito, durante le operazioni di importazione e drag&drop di documenti, il sistema utilizzerà il tipo documento di default per importazioni indicato alla sezione Parametri.

Attivando Aggiorna titolo Applicativo, quando il file verrà aperto, sulla barra del titolo del programma utilizzato per la lettura del file comparirà il nome del documento. In caso contrario sulla barra del titolo comparirà solamente il numero del file associato al documento.

 

Nella sezione Ubicazioni si definiscono le ubicazioni dove vengono conservati i documenti. La funzionalità è utile per indicare gli archivi dove si trovano i documenti cartacei originali.

 

Nella sezione Liste di distribuzione vengono definite le liste di distribuzione nella parte superiore e, per ciascuna di esse, possono essere inseriti soggetti interni o esterni all'organizzazione: in Soggetti interni i destinatari sono individuati attraverso una ricerca tra le Anagrafiche Personale mentre in Soggetti esterni attraverso una ricerca tra i contatti delle Anagrafiche Clienti e Fornitori. Se il Tipo distribuzione viene impostata su E-mail, è obbligatorio selezionare un destinatario la cui mail è specificata.

 

In Tipi Supporto vengono definiti i possibili tipi di supporto utilizzati per la gestione dei documenti. La selezione del tipo di supporto in Tipi documento condizionano l'attività di DMS nella gestione del documento.