Estrazione:

Per estrarre in modifica il documento posizionarsi sull'ultima revisione approvata e selezionare Nuova revisione dal menù contestuale e di seguito una delle opzioni proposte: il documento selezionato si aprirà in modifica.

Modifica:

Effettuata la modifica dei contenuti, chudere la finestra del documento per archiviare la copia modificata.

Archiviazione:

Posizionati sul documento, che compare ora in giallo, e selezionare Archivia: si aprirà una finestra in cui l'utente potrà registrare le note relative alla revisione effettuata.

Tali note compariranno, assieme agli altri riferimenti, nei messaggi e nell'E-mail di notifica della distribuzione.

Se ci sono già delle note registrate a seguito di precedenti modifiche, la maschera Inserire le note di revisione mostrerà tali contenuti che potranno essere eventualmente aggiornati e completati.

Una volta archiviato il documento, l'utente che effettua la revisione può informare gli incaricati alla verifica del documento con un messaggio interno attraverso la funzione Richiesta verifica del menù contestuale

Verifica:

Terminate le modifiche, sempre dal documento e sempre dal menu contestuale selezionare Verifica.

L'utente che non possiede anche il ruolo di approvazione, dopo aver verificato il documento, attraverso la funzione Richiesta approvazione del menù contestuale, può informare l'utente in possesso del ruolo che  può procedere con l'approvazione.

Quando il tipo di un documento prevede la sostituzione automatica dei campi, nella menu contestuale appare anche il comando "Anteprima sostituzione" che permette di aprire il documento in sola lettura ma con i campi sostituiti per fare in modo che l'utente che verifica o revisiona il documento, possa consultare un documento in versione quasi completa.

I campi relativi a verifica e approvazione infatti, (<APP_COMPL> <DATA_APP> <USER_APP> e <VER_COMPL> <USER_VER> <DATA_VER>), vengono comunque sostituiti solo in fase di approvazione, dove ha luogo la sostituzione dei campi.

Se il documento è verificato ma non approvato i campi relativi alla verifica saranno anch'essi sostituiti.

Verifica:multipla da contatore

E' una funzionalità che si attiva a livello di Opzioni documenti - Tipi documento impostando un numero superiore a 1 al campo Numero di Verifiche.

Tale impostazione attiva, sul menu contestuale dalla tab Revisioni, l'opzione Richiesta verifica che può essere avviata ad uno o piu utenti per effettuare la verifica del documento. Uno stesso utente può eseguire consecutivamente più di una verifica, ovvero può eseguirne più di una verifica solo se intervallata da almeno una verifica di altro utente. Tali limitazioni non valgono per gli utenti con Privilegio Pers1 in Documenti o ruolo Admin sulla cartella. L'utente che procede ad effettuare una delle verifiche viene informato, nel menu contestuale all'atto della verifica, attraverso la dicitura Verifica X di N.

Verifica:multipla da cartella

E' un modulo opzionale di Qualibus le cui funzionalità si attivano a livello di proprietà dei Tipi documento, flaggando al campo Utilizza ruoli cartelle per verifiche multiple ed eventulmente anche a Messaggio automativo ai verificatori.

Il modulo Verifiche multiple si basa sul privilegio di Verifica detenuto dagli utenti sulle cartelle dei documenti.

Approvazione:

Il processo si conclude con Approva. A questo punto la revisione del documento è completata e nella sezione pubblica Documenti apparirà ora la nuova revisione del documento con il numero di revisione e la data di approvazione.

Se i documento è stato opportunamente configurato per la sostituzione automatica dei campi identificativi della revisione, è al momento dell'approvazione del documento avviene la sostituzione di tali campi.