Gestione delle Cartelle

Le operazioni sulla cartella vengono attuate richiamando le funzionalità del menu contestuale sulla cartella:

Menu sulla Cartella

Nuova cartella: crea una nuova cartella di documenti con i ruoli della cartella padre da cui è stata richiamata. Per creare una cartella principale, selezionare la cartella con il tasto destro del mouse e dal menù contestuale applicare la funzione "Sposta struttura in..." quindi scegliere <Livello principale>.

Sposta struttura in...: permette di spostare la struttura dell'albero a partire dalla cartella selezionata in una qualsiasi posizione della struttura o a livello principale. Lo spostamento coinvolge anche tutti i documenti della struttura di cartelle sorgente.

I ruoli di Redazione, Verifica, Approvazione, Distribuzione vengono preservati dalle operazioni di copia/sposta. Il permesso di Lettura viene invece propagato "all'indietro" dalla cartella destinazione fino alla radice dell'albero delle cartelle per garantire la visibilità delle cartelle copiate/spostate a tutti gli utenti che precedentemente all'operazione avevano dei privilegi su di esse.

Duplica struttura in...: permette di duplicare la struttura dell'albero a partire dalla cartella selezionata in una qualsiasi posizione della struttura o a livello principale.

La duplicazione avviene solamente a livello delle cartelle e non coinvolge in nessun modo la copia o la duplicazione dei documenti contenuti all'interno della struttura di cartelle sorgente.

Elimina/Elimina struttura: Elimina è sostituito da Elimina struttura se l'utente è Pers1 in Documenti. Il comando Elimina permette l'eliminazione di una cartella di documenti. Non possono essere eliminate cartelle che contengono documenti o sottocartelle. Consultare anche la sezione Elimina struttura

Assegna ruoli: assegnazione agli utenti dei ruoli di lettura, redazione, verifica, approvazione e distribuzione dei documenti contenuti nella cartella. Vedi Assegnazioni dei ruoli

Copia ruoli da cartella padre: consente di copiare gli stessi ruoli assegnati agli utenti nella cartella di livello superiore rispetto a quella selezionata

Ruoli e proprietà: visualizza le proprietà della cartella ed i ruoli degli utenti

Lista documenti con revisioni: stampa della lista di tutti i documenti contenuti nelle cartelle selezionate

Esporta files documenti: consente di esportare i files dei documenti contenuti nella cartella in una specifica directory. Sono disponibili diverse opzioni:

►	Includi sottocartelle: vengono esportati tutti i files presenti nelle sottocartelle (Nota: non sono esportate le cartelle vuote o che non contengono file che soddisfano le condizioni di ricerca)

►	Includi cartelle vuote: vengono esportate tutte le sottocartelle (Nota: questa opzione è abilitata solo se "Includi cartelle" è selezionato)

►	Tutte le revisioni: per ogni documento vengono esportate tutte le revisioni. Il file generato avrà un nome composto da: ID file - numero revisione - descrizione documento.

►	Solo nome file: i documenti vengono esportati mantenendo il loro nome originale (Nota: questa opzione è abilitata solo nel caso che "Tutte le revisioni" non sia selezionato)

►	Includi documenti obsoleti: permette di esportare anche i documenti obsoleti

Rinomina, Espandi tutto, Ritrai tutto e Stampa componente: vedi Menu contestuale in Funzionalità comuni.

Assegnazione dei ruoli

Con Assegna ruoli dal Menu contestuale si controllano i ruoli di lettura, redazione, verifica, approvazione e distribuzione degli utenti di Qualibus sui documenti contenuti nella singola cartella. Ad Assegna ruoli si affianca la funzionalità Duplicazione dei ruoli in APPLICATIONS MANAGER dove possono essere cpoiati i ruoli sulle cartelle da un utente all'altro.

Maschera assegnazione Ruoli

La maschera di assegnazione ruoli consente di assegnare i ruoli specifici agli utenti, raggruppati per reparto, mediante l'attivazione dei relativi flag.

L'attivazione del flag Propaga ruoli trasmette i ruoli dell'utente a tutte le sottocartelle della cartella selezionata.

E' possibile, mediante la funzione Propaga a tutti del menu contestuale, attivare la propagazione dei ruoli relativamente a tutti gli utenti.

L'aggiunta di nuovi utenti non ancora presenti è possibile tramite la funzione Aggiungi del menu contestuale: in una cartella è possibile aggiungere un nuovo utente solo se questo è già presente nella cartella a livello superiore.

ATTENZIONE!!!

►	L'assegnazione di uno qualsiasi dei privilegi: Redazione, Approvazione, Verifica, Distribuzione attiva automaticamente quello di Lettura. Viceversa, la disattivazione del permesso di Lettura revoca tutti gli altri permessi.

►	L'assegnazione del ruolo Admin attiva automaticamente tutti gli altri ruoli.

►	L'utente che crea una cartella avrà automaticamente attivati tutti i ruoli sulla cartella.

►	L'utente che assegna o revoca i permessi non può revocarsi il permesso di Lettura.

Gestore della Cartella (Admin)

Un utente gestore di una cartella, ovvero con ruolo Admin attivato, avrà diritti di amministratore sulla cartella e potrà:

►	Assegnare i ruoli

►	Copiare i ruoli dalla cartella padre

►	Rinominare o eliminare la cartella

►	Importare documenti

►	Eliminare documenti

►	Creare una sottocartella (della quale diverrà automaticamente Admin)

Elimina struttura

La procedura permette l'eliminazione di un'intera struttura di cartelle dei documenti e può essere avviata da un utente con privilegio Pers.1 o da un utente con il ruolo Admin sulla cartella.

ATTENZIONE!!!

E' consigliabile effettuare un backup della base dati e dei documenti prima di procedere con Elimina struttura, in quanto il processo è irreversibile e i documenti eliminati non potranno venire recuperati.

In una struttura di documenti di Qualibus (ovvero una cartella padre e tutte le sue sottocartelle) vi possono essere essenzialmente due tipi di documenti: documenti collegati (ad un Addestramento, ad una Riunione, ad una Verifica, ecc...) e documenti non collegati (ovvero gestiti esclusivamente all'interno del programma Documenti, ma non collegati). Inoltre la struttura può essere composta da una o più cartelle di progetto.

Maschera per la procedura di eliminazione

All'attivazione del comando una nuova finestra si mostra all'utente. Tale finestra contiene 3 griglie (è possibile espandere le griglie selezionando il pulsante Mostra griglia) in cui vengono mostrati rispettivamente:

►	I documenti che verranno eliminati

►	I documenti collegati ad Anagrafiche, Riunioni, ecc. che non verranno eliminati, bensì spostati in una cartella dei documenti di Qualibus selezionata dall'utente

►	Le cartelle dei documenti di progetto che notificano all'utente che, procedendo con l'eliminazione, vi saranno dei Progetti la cui cartella documenti verrebbe eliminata.

Docuclip004

Selezionata la directory in cui spostare i documenti collegati non eliminabili, l'utente può procedere con Avanti.

L'eliminazione della struttura verrà effettuata solo dopo che l'utente avrà confermato l'operazione in un warning che avverte dell'irreversibilità del processo.