La sottosezione Comunicazioni permette di archiviare la documentazione in entrata ed uscita relativa al processo senza far ricorso alla gestione centralizzata dei Documenti di Qualibus. Per tali documenti non è prevista una gestione delle revisioni, ma è possibile la sola modifica del file.

La sezione è costituita a sx dalla barra orizzontale che contiene i files e dalla barra verticale di dettaglio posta a dx. Nella sezione orizzontale della griglia è attivabile il menu contestuale.

Le funzionalità del menu permettono all'utente di copiare il file, spedirlo con  ne testo ne screenshotmessaggio interno o con E-mail, spedirlo con E-mail dopo aver trasformato il file in pdf, inserire e redigere documenti prelevandoli all'esterno o all'interno della gestione documentale di Qualibus, estrarre un documento in modifica, di aprirlo in sola lettura  e di eliminare il file.

Tab Documenti - Sottosezione Comunicazioni

Una volta inserito il documento questo potrà venire modificato o eliminato solo dall'utente che lo ha inserito oppure da un utente Amministratore o Superutente   E' possibile inviare il file come allegato di una mail e convertirlo contemporaneamente in pdf. selezionando il comando Invia e-mail (pdf) dal menu contestuale.   La funzionalità di creazione automatica del file .pdf è supportata solo se sul pc è installato MS Office 2007 o successivo: in questo casovengono convertiti in pdf i file doc, docx, xls, xlsx, ppt e pptx. Con OpenOffice sono supportati solo i file doc e docx.   I documenti possono essere archiviati e suddivisi per Gruppo. Per creare un nuovo gruppo è sufficiente digitare il nome del gruppo nel campo Gruppo della griglia verticale e cliccare sul tasto Applica. La denominazione dei gruppi dove avviene l'archiviazione automatica delle mail vengono invece nominati in OPZIONI GENERALI - Varie - AddIn

Attraverso il comando Nuovo dal menu contestuale il documento viene caricato ed aperto in modifica. La funzionalità permette di caricare documenti:

da file: esterni alla base dati di Qualibus

da modello: componendoli dai Modelli documento salvati in Documenti

da altro documento: copiando un documento presente in Documenti

da stampa: salvando una stampa selezionata tra quelle predefinite e personalizzate presenti nella base dati

Per effettuare l'archiviazione, una volta salvato il documento, si presenta la seguente situazione:

In questa sezione tutti i comandi richiamabili dal menù contestuale sono attivi anche con più documenti selezionati. Non è possibile chiudere il modulo se ci sono dei documenti estratti: un alert avverte l'utente di archiviare il documento o di annullare l'estrazione.

La sottosezione Collegati permette di linkare alla scheda uno o più documenti contenuti nel modulo Documenti di Qualibus. I documenti collegati possono essere aperti solo in consultazione e solo dagli utenti in possesso del ruolo di lettura sulla cartella di origine.

Possono essere effettuati anche dei collegamenti multipli.

Per collegare ad una o più anagrafiche Clienti / Fornitori uno o più documenti, dalla tab. Consultazioni del modulo effettuare una selezione multipla delle anagrafiche utilizzando i tasti CTRL e/o SHIFT, richiamare il tasto dx del mouse e selezionare "Collega documento" dal menu contestuale: all'apertura della ricerca documenti selezionare uno o più documenti da collagare.

Per togliere i collegamenti, nella tab Documenti collegati di Consultazioni è possibile fare il percorso inverso: selezionare una o più righe di documenti collegati con CTRL e/o SHIFT e scegliere Elimina dal menù contestuale.

In Foglio di calcolo è presente un foglio di calcolo il cui funzionamento è simile a quello di MS Excel.

E' possibile importare un file in formato .xls e .xlsx ed è possibile esportarli solo nel formato in cui sono stati importati. Per gestire fogli di calcolo complessi, è consigliabile predisporli in MS Excel e poi importarli nella sottosezione Foglio di calcolo di Qualibus.

Anche nei modelli evento è possibile creare un foglio di calcolo "modello", esso verrà poi copiato negli eventi generati da modello.

In Esterni è possibile linkare alla scheda file o cartelle esterne. La gestione dei file collegati in questa sezione è analogo alla normale gestione dei file esterni: non è necessario estrarli per apportare modifiche e, alla chiusura, non richiedono l'archiviazione per salvare le modifiche.

Dopo aver collegato una cartella esterna è possibile modificare a mano il percorso inserendo un URL (ad esempio un link ad un ftp, o un indirizzo http). In questo caso il pulsante "Apri cartella" aprirà la pagina web impostata.

Al pari dei Documenti - Comunicazioni, i Documenti - Collegati e i Documenti - Esterni dispongono di sezioni dedicate per la ricerca e la consultazione nelle Consultazioni.