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Assegnazione dei ruoli |
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Con Assegna ruoli dal Menu contestuale si controllano i ruoli di lettura, inserimento, modifica, revisione, verifica, approvazione e distribuzione degli utenti di Qualibus sui documenti contenuti nella singola cartella. Ad Assegna ruoli si affianca la funzionalità Duplicazione dei ruoli in APPLICATIONS MANAGER dove possono essere copiati i ruoli sulle cartelle da un utente all'altro.
 Maschera assegnazioni Ruoli sulla cartella |
La maschera di assegnazione ruoli, che mostra di default solo gli utenti attivi, consente di assegnare i ruoli specifici agli utenti, raggruppati per reparto, mediante l'attivazione dei relativi flag.
L'aggiunta di nuovi utenti non ancora presenti è possibile tramite la funzione Aggiungi del menu contestuale: in una cartella è possibile aggiungere un nuovo utente solo se questo è già presente nella cartella a livello superiore.
L'assegnazione di uno qualsiasi dei ruoli attiva automaticamente quello di Lettura mentre l'assegnazione del ruolo Admin attiva automaticamente tutti gli altri.
L'utente che crea una cartella ha automaticamente attivati tutti i ruoli sulla cartella e l'utente che assegna o revoca i ruoli non può revocare a se stesso il permesso di lettura.
Selezionando Propaga ruoli si trasmettono i ruoli dell'utente a tutte le sottocartelle della cartella selezionata |
Il ruolo di Inserimento permette all'utente di inserire un record ma, senza i ruoli di Modifica e Revisione, egli non può fare nulla sul record inserito tanto che non vede la tab Revisioni. E' un ruolo che ha più senso se invece viene tolto, vale a dire quando c'è la necessità di impedire ad un utente di inserire nuovi documenti ma di preservargli al tempo stesso i ruoli di Modifica e/o di Revisione sui documenti esistenti.
Il solo ruolo di Inserimento non propone le 4 opzioni di inserimento sul comando Nuovo documento dal menù contestuale ne tantomeno permette di utilizzare la funzionalità del Drag&Drop per la quale è necessario possedere anche i ruoli Verifica ed Approva.
Se possiede anche il ruolo di Modifica oltre al ruolo di Inserimento, l'utente può inserire un documento da wizard attivando i comandi del menu contestuale, può estrarre ed archiviare i tipi documento con Revisione approvata modificabile come impostati in Opzioni documenti - Tipi documento, può effettuare delle modifiche al documento limitatamente alla revisione relativa all'inserimento ed infine può utilizzare il comando F2 per modificare le proprietà del documento.
Se all'utente viene infine assegnato anche il ruolo di Revisione, potra effettuare una nuova revisione anche per le revisioni succesive alla prima ed avrà attivi i comandi Estrai in modifica / Archivia su ogni revisione che è in redazione.
Un utente gestore di una cartella, ovvero con ruolo Admin attivato, avrà diritti di amministratore sulla cartella e potrà:
| ► | Copiare i ruoli dalla cartella padre |
| ► | Rinominare o eliminare la cartella |
| ► | Creare una sottocartella (della quale diverrà automaticamente Admin) |