Con Promemoria vengono gestite le relazioni che intercorrono con i Clienti, i Fornitori e il Personale nella normale attività di attuazione dei processi aziendali.

In questa tab, che è presente in tutte le applicazioni di Qualibus, si assicura la gestione e la registrazione delle informazioni attraverso i 2 tipi di Promemoria: P. senza esecutore e P. con esecutore.

I promemoria senza esecutore sono una registrazione di qualcosa che è accaduto nel processo. Il promemoria con esecutore è qualcosa che è accaduto ma da cui si origina un nuovo impegno che si attiva con l'imputazione dell'Esecutore.

Sezione Promemoria

Per inserire un Promemoria dalla scheda di un applicativo, posizionarsi nell'area Griglia dei Promemoria e selezionare Aggiungi e di seguito il tipo di promemoria da inserire.   Una volta inserito il record, le restanti informazioni vengono invece imputate nella griglia verticale. Oltre alla descrizione, che è obbligatoria, possono essere configurati e/o modificati una serie di campi tra cui la data di esecuzione, l'ora di inizio e fine del Promemoria, che di default è di mezz'ora, e l'inserimento dell'esecutore. Per questi campi è attiva la funzionalità di ricerca e selezione veloce.

I Tipi Promemoria richiamabili da ciascuna applicazione sono configurati in OPZIONI GENERALI - Promemoria - Tipi promemoria. Per ciascun tipo è possibile associare una descrizione predefinita.

Gli applicativi di Qualibus contengono una sezione Documenti suddivisa nelle due sottosezioni:

Allo standard fa eccezione l'applicazione Progetti per cui è prevista anche una terza sezione "Cartella".

La sezione Documenti - Comunicazioni permette di archiviare la documentazione di processo senza far ricorso alla gestione centralizzata dei Documenti di Qualibus. Per tali documenti non è prevista una gestione delle revisioni, ma è possibile la sola modifica del file.

La sezione è costituita a sx dalla barra orizzontale che contiene i files e dalla barra verticale di dettaglio posta a dx. Nella sezione orizzontale della griglia è attivabile il menu contestuale.

Le funzionalità del menu permettono all'utente di copiare il file, spedirlo con messaggio interno o con E-mail, spedirlo con E-mail dopo aver trasformato il file in pdf, inserire e redigere documenti prelevandoli all'esterno o all'interno della gestione documentale di Qualibus, estrarre un documento in modifica, di aprirlo in sola lettura  e di eliminare il file.

Attraverso il comando Nuovo dal menu contestuale il documento viene caricato ed aperto in modifica. La funzionalità permette di caricare documenti:

da file: esterni alla base dati di Qualibus

da modello: componendoli dai Modelli documento salvati in Documenti

da altro documento: copiando un documento presente in Documenti

da stampa: salvando una stampa selezionata tra quelle predefinite e personalizzate presenti nella base dati

Per effettuare l'archiviazione, una volta salvato il documento, si presenta la seguente situazione:

La sezione Documenti - Collegati permette di linkare alla scheda uno o più documenti contenuti nell'applicazione DOCUMENTI di Qualibus. I documenti collegati possono essere aperti solo in consultazione e solo dagli utenti in possesso del ruolo di lettura sulla cartella di origine.

Possono essere effettuati anche dei collegamenti multipli.

Per collegare ad una o più anagrafiche Clienti / Fornitori uno o più documenti, dalla tab. consultazioni dell'applicazione effettuare una selezione multipla delle anagrafiche utilizzando i tasti CTRL e/o SHIFT, richiamare il tasto dx del mouse e selezionare "Collega documento" dal menu contestuale: all'apertura della ricerca documenti selezionare uno o più documenti da collagare.

Nelle schede delle applicazioni alla sezione Costi è possibile immettere costi del personale, costi di vitto e alloggio, costi per articoli, per forniture, rimborsi ecc, al fine di monitorare economicamente i processi. In Qualibus è possibile gestire i costi nelle seguenti applicazioni:

I costi vengono inseriti selezionando Aggiungi dal menu contestuale e di seguito una delle voci del menu a tendina. Una riga di costo è costituita da Tipo costo, Quantità, Costo unitario, Importo e Note a seconda dei casi: le modalità di gestione dei costi infatti varia a seconda di come vengono configurati nella sezione Tipi costo delle Opzioni di configurazione relative a ciascuna applicazione.

Con le caratterizzazioni è possibile contrassegnare le anagrafiche al fine di estrarre elenchi e raggruppamenti omogenei riconducibili a determinati criteri di selezione prestabiliti.

Le caratterizzazioni vengono impostate in Opzioni - Caratterizzazioni delle anagrafiche Clienti / Fornitori, Personale e Privati. Le caratterizzazioni vengono assegnate nelle singole schede, all'omonima tab, trascinandole dal campo Caratterizzazioni disponibili al campo Caratterizzazioni assegnate. Per rimuovere una caratterizzazione si opera analogamente effettuando il drag&drop da sinistra a destra.

Nella sezione Collegamenti compaiono tutti i processi a cui è stata collegata la scheda ed i collegamenti effettuati tramite i dati personalizzati, disposti in due sezioni distinte denominate Riferimenti collegati e Collegamenti da Dati personalizzati. La tab è visibile qualora ci sia almeno un collegamento in una delle due sezioni e si resettano ad ogni utilizzo.

Caratteristiche della tab Collegamenti sono: tab distinte per ciascun tipo di riferimento, controllo della visualizzazione dei campi a seconda del riferimento collegato e possibilità di attivare i comandi Anteprima e Conta / Somma a piè di griglia.

Se l'utente è in possesso dei privilegi e dei ruoli appropriati può visualizzare l'anteprima della descrizione dell'evento o aprire in modifica l'evento collegato richiamando le funzioni proposte dal menù contestuale.

La sezione Note è un campo RTF dedicato all'inserimento di eventuali note/appunti relative alla scheda. Per accedere all'editor selezionare il pulsante Editor RFT o digitare F2 sulla tastiera. Per uscire e salvare con un'unica operazione digitare CTRL+S.