Importazione Documenti

I documenti possono essere immessi in Qualibus in 2 modalità ciascuna delle quali necessita di specifici privilegi assegnati all'utente in APPLICATIONS MANAGER:

Importare files:

è permesso agli utenti con ruolo minimo di Approvazione sulla cartella di destinazione e consente di importare uno o più file nel programma DOCUMENTI di Qualibus

Importare un albero di cartelle:

è permesso ad utenti con ruolo Admin sulla cartella di destinazione e permette di riprodurre un albero di cartelle e sottocartelle esistente nel programma DOCUMENTI di Qualibus

Quando un documento entra in Qualibus viene definito in Revisione 0 (zero). La variazione del numero di revisione può essere fatta solo nel caso di assenza di precedenti revisioni del documento.

SUGGERIMENTO:

Per assegnare un numero di revisione diverso da 0 (zero), posizionarsi sul documento ed accedere alla sezione Revisioni dove, attivando le funzionalità del MENU' CONTESTUALE, si procede annullando l'approvazione.

A questo punto sarà possibile impostare il numero di rev. desiderato potendo modificare i campi riepilogativi della sottosezione Revisione compreso quindi il campo relativo al Numero di revisione.

In tutti i tipi di importazione viene effettuato il controllo che i files siano supportati dal programma. In caso di presenza di file non supportati un warning avverte l’utente e chiede conferma prima di completare l’importazione. Nelle importazioni fatte tramite ricerca dall'esplora risorse, il controllo viene effettuato attraverso la visualizzazione dei soli tipi files supportati.

Importare files

Per importare files esterni nelle cartelle dell'applicazione DOCUMENTI si può operare indifferentemente con:

Drag & Drop	l'operazione è effettuata utilizzando il mouse e consiste nel trascinamento di un documento presente sul desktop oppure in una cartella all'interno di DOCUMENTI
Copia & Incolla	l'operazione consiste nel copiare un file presente sul desktop oppure in una cartella e successivamente incollarlo in una cartella di DOCUMENTI attraverso la funzione Incolla files del menu contestuale.

Entrambe le funzionalità supportano la selezione multipla.

Importare un albero di cartelle

Per importare un albero di cartelle, posizionarsi sulla cartella di destinazione e dal menù contestuale selezionare il comando Importa documenti. Nella maschera che si apre selezionare la Directory base da importare accedendo all'Esplora risorse. Per avviare l'importazione e selezionare il comando Importa nella Ribbon toolbar.

ATTENZIONE!!!

Prima di procedere, accertarsi che in DOCUMENTI - Opzioni - Tipi file gestiti risultino inserite tutte le estensioni dei file che saranno importati.

In tutte le modalità di importazione, per ciascun file importato viene creata una revisione 0 del documento avente come Nota di revisione la dicitura Import automatico.

Docuclip028

Tra le opzioni si può scegliere con quale tipologia i documenti devono essere importati e se creare un codice che copierà le prime N lettere della Descrizione del documento.

La figura riporta la maschera di importazione dopo che è stato selezionato il tasto Importa nella barra dei comadi con le cartelle ed i documenti contenuti nella cartella di origine.

Al campo Tipo documento default viene imposta il tipo di documento con il quale saranno importati i file. Se si attiva l'opzione Usa tipi documento collegati al tipo di file i tipi di documento rispetterranno le impostazioni definite in DOCUMENTI - Opzioni - Tipi file gestiti.

ATTENZIONE!!!

Non sono attualmente gestite dall'utility le seguenti funzioni:

►	Codice obbligatorio: ovvero la tipologia di documento con codice obbligatorio può venire importata anche senza codice generando poi dei problemi in fase di apertura del programma documenti.

►	Duplicazione del codice: ovvero la tipologia di documento con duplicazione del codice non consentita può venire importata anche con codici uguali generando poi dei problemi in fase di apertura del programma documenti.

►	Data validità documento: non può essere impostata.