Nella sezione si definiscono le caratteristiche dei tipi documento. Per ciascun tipo di documento, compilando o flaggando i rispettivi campi, possono essere impostate le seguenti caratteristiche:

Documento interno: se attivato il documento è di origine interna. L'opzione risulterà non attiva. Es. nel caso di norme, listini fornitori e altri documenti di origine esterna

Codice obbligatorio: rende obbligatorio l'inserimento del codice per il tipo di documento

Duplicazione codice consentita: per il tipo di documento risulta consentita la duplicazione dei codici

Caratteristiche dei tipi documento

Prefisso codice consentita: nel campo può essere indicata la struttura del codice, facilitando la definizione dello stesso in fase di redazione del documento Descrizione proposta nuovo documento: nel campo può essere inserita una descrizione predefinita per il tipo di documento Modello: il documento è classificato come Modello Gestione revisioni: se non attiva non è possibile la gestione automatica delle revisioni Revisione approvata modificabile: rende possibile la modifica delle revisioni già approvate, operazione normalmente non consentita. Questa funzione permette di estrarre in modifica i file dalla sezione pubblica di Documenti Numero di verifiche: permette la gestione di verifiche multiple a livello di tipo documento. Viene automaticamente impostata a 1 (uno) se attivata l'opzione Verifica e approva in un'unica operazione o disattivata l'opzione Gestione revisioni Verifica e approva in un'unica operazione: attivando questa opzione sarà possibile passare direttamente, in un'unica operazione, dallo stato di redazione ad approvato approvato Mesi conservazione: definisce i mesi di conservazione delle revisioni del tipo di documento non più in vigore Tipo di supporto: definizione del supporto del tipo di documento. Es. cartaceo, file elettronico gestito, microfilm, cd rom Gestione file: se non attiva significa che il documento non è in formato elettronico e quindi la gestione file è disabilitata Attivo: possono essere redatti documenti del tipo selezionato

Ubicazione: possibilità di definire l'ubicazione per i documenti del tipo selezionato scegliendo tra quelle definite nella Opzioni di configurazione

Lista di distribuzione predefinita: possibilità di associare una lista di distribuzione predefinita scelte tra quelle definite in Opzioni - Elenco liste di distribuzione per i documenti del tipo selezionato

Conferma notifica distribuzione: se attivata, determina l'invio automatico di un messaggio all'utente che ha distribuito il documento nel momento in cui ciascun destinatario apre il messaggio con il link al documento distribuito

Creazione automatica pdf in approvazione: se attivata per il tipo documento verrà creato automaticamente il file pubblico in .pdf al momento dell'approvazione

Sostituzione campi automatica: al momento dell'approvazione del documento sostituisce i campi identificativi della revisione approvata

Nella sezione si definiscono i tipi di file che possono essere gestiti da Qualibus.

Per ogni tipo di file è possibile definire il Tipo documento per importazioni da utilizzare come default per le operazioni di importazione dei documenti.

Nel caso in cui tale parametro non sia definito, durante le operazioni di importazione e drag & drop di documenti, il sistema utilizzerà il tipo documento di default per importazioni indicato alla sezione Parametri.

Attivando Aggiorna titolo applicativo, quando il file verrà aperto, sulla barra del titolo dell'applicativo utilizzato per la lettura del file comparirà il nome del documento. In caso contrario sulla barra del titolo comparirà solamente il numero del file associato al documento.

Nella sezione si definiscono le ubicazioni dove vengono conservati i documenti. La funzionalità è utile per indicare gli archivi dove si trovano i documenti cartacei originali.

Vengono definite le descrizioni delle Liste di distribuzione predefinite. Il dettaglio delle liste è definito in Opzioni - Dettaglio liste di distribuzione

Si definiscono nel dettaglio le Liste di distribuzione definite in Elenco liste di distribuzione. Nella lista possono essere inseriti soggetti interni o esterni all'organizzazione: se l'opzione Destinatario interno è attiva il destinatario è individuato attraverso una ricerca in ANAGRAFICA PERSONALE, in caso contrario viene individuato attraverso una ricerca in ANAGRAFICA CLI / FOR.

Vengono definiti i possibili tipi di supporto utilizzati per la gestione dei documenti. La selezione del tipo di supporto in Tipi documento condizionano l'attività di DMS nella gestione del documento

Alla sezione vengono impostati i parametri relativi alle Impostazioni predefinite, all'Archiviazione e alla Sicurezza dei file. La sezione è visibile e modificabile solo agli utenti di tipo Amministratore. Significato dei parametri: