Per avviare un Evento l'utente deve possedere il privilegio Inserisci in APPLICATIONS MANAGER - Privilegi e il ruolo minimo di Immissione per la Classe di evento in OPZIONI - Ruoli.

L'Evento viene avviato dalla maschera del modulo selezionando il pulsante Nuovo nella Barra dei comandi o direttamente dal Calendar richiamando il comando.Nuovo Evento dal menu contestuale sull'area del Calendar. La data dell'Evento corrisponde alla data attuale per gli Eventi avviati dalla scheda del modulo mentre per gli Eventi avviati dal Calendar corrisponde alla data di selezione.

Maschera selezione Modello

Appare una finestra nella quale è possibile scegliere Classe e Ambito dell'evento: l'utente vede eclusivamente i Modelli di evento per i quali ha il ruolo Immissione sulla classe e il ruolo di Visualizza sull'ambito.   Se l'utente sceglie un modello che non ha ambito pre-impostato, dovrà selezionare l'ambito tra quelli a lui visibili e sempre che siano collegati alla classe in cui sta lavorando. Nel caso nessun ambito sia disponibile un messaggio di errore informa l'utente.dell'impossibilità di procedere.   Se l'utente ha il privilegio Pers1 e sceglie un modello che non ha ambito pre-impostato, potrà scegliere l'ambito tra tutti quelli disponibile per la classe, a prescindere dai ruoli di visibilità sui singoli ambiti.

Individuate Classe ed Ambito l'utente seleziona infine la Tipologia dell'evento dal menu a tendina che si apre in automatico. Selezionata la tipologia viene creata la scheda dell'Evento che contiene tutte le informazioni generali, codici, responsabile e data di avvio compresi.

E' sufficiente a questo punto specificare il contenuto in Descrizione e l'Evento è avviato. Una notifica automatica viene recapitata al Responsabile della gestione per la specifica tipologia di Evento.

L'avvio di un Evento può comportare l'avvio in successione di fasi quali l'analisi dell'evento, l'esecuzione di Disposizioni, la registrazione di dati ecc. atti ad effettuare o a risolvere l'evento a seconda di come viene impostato e personalizzato nei Modelli. I Modelli di Evento si configurano in Modelli Eventi dopo aver completato le configurazioni delle varie sezioni delle Opzioni.

Per notificare tramite messaggio interno l'avvio di un Evento  o l'attuazione di tutte le disposizioni assegnate, è necessario selezionare Mess. avvio e Mess. attuazione in OPZIONI - Tipologie. Per notificare l'avvio di un evento anche ad utenti diversi dal Responsabile è necessario che tali utenti abbiano il ruolo Messaggio per la classe in oggetto in OPZIONI - Ruoli.   Nel caso di successiva variazione del responsabile dell'evento il nuovo utente responsabile riceverà automaticamente tramite messaggio interno la notifica della nuova responsabilità acquisita.

Messaggio di notifica

La gestione di un Evento varia in funzione del livello di configurazione del Modello: se il modello è in gran parte preconfigurato il Responsabile è chiamato a svolgere un'azione di controllo e monitoraggio delle attività svolte dai propri collaboratori. Se la configurazione è minimale spetta al Responsabile, una volta ricevuta la notifica dell'avvio del processo, procedere effettuando l'analisi dell'accaduto, assegnare le disposizioni, inserire le check-list o i costi ecc.

L'inserimento di righe di analisi o di disposizioni può essere reso obbligatorio selezionando o meno i corrispondenti flag in OPZIONI - Classi. Il Responsabile, nella gestione dell'Evento, è in ogni caso guidato dalle obbligatorietà inserite in fase di configurazione del processo.

Per inserire, spostare o eliminare righe di analisi o di disposizioni, nelle rispettive sezioni della scheda, si richiamano le funzionalità del menu contestuale.

Per inserire una Disposizione, nella griglia delle disposizioni selezionare Aggiungi dal menu contestuale e di seguito il tipo di disposizione.

Una volta inserita la riga, nella griglia verticale imputare la data in cui deve essere svolta, l'esecutore o la Funzione aziendale che deve attuare la disposizione e la descrizione della disposizione da attuare.

Eventi: sezione Disposizioni

Per collegare una Funzione alla Disposizione bisogna selezionare il pulsante a lato del campo Esecutore che apre la maschera con la dicitura “Vuoi collegare una funzione?” e se “Si” viene aperta la ricerca tra le Funzioni, mentre il fastlookup cerca sempre e solo utenti. Quando l'evento comporta un impegno orario determinato si può impostare la data di inizio e fine in modo che la durata dell'impegno si evidenzi nel Calendar. Se alla tab Riferimenti sono inseriti riferimenti di tipo Personale, con il flag su Notifica è possibile notificare anche al personale in elenco date, orari e natura degli impegni dati dalle disposizioni.   In un evento a comportamento normale è possibile duplicare una disposizione richiamando l'apposito comando del menu contestuale. L'operazione duplica anche l'eventuale checklist con esclusione degli esiti.

Un utente in possesso del privilegio di modifica per la specifica Classe di Evento, dal Calendar accede alla scheda dell'Evento per monitorare lo stato del processo.

Se Eventi è dotato del modulo Mail Sender per inviare le notifiche anche via e-mail, nella griglia verticale della Disposizione si aggiunge la sezione Notifica Automatica che permette, per ciascuna Disposizione, di inviare notifiche anche a mezzo e-mail:   1. al Responsabile dell'Evento 2. all'Esecutore della Disposizione 3. ad altro personale interno o esterno all'organizzazione 4. nella data prevista di esecuzione della Disposizione 5. con un tempo anticipato rispetto alla data prevista di esecuzione 6. alla chiusura della Disposizione   Le configurazioni impostate nella sezione Messaggi automatici (MailSender) sono aggiuntive e non sostitutive di quelle impostate in altre sezioni della griglia o nelle Opzioni di configurazione.

Sez. MailSender nella griglia verticale di una disposizione

Una Disposizione viene visualizzata sul Calendar all'utente, o alla Funzione aziendale, individuato quale Esecutore della disposizione nell'Evento. Quando una Disposizione viene assegnata ad una Funzione che ha piu utenti collegati, tutti vedono la Disposizione sul  proprio Calendar e l'utente che la chiude la toglie dal Calendar degli altri utenti.

Nel menu contestuale sull’impegno in Calendar, se la disposizione ha una Check list collegata, all'utente esecutore compare il comando Apri checklist. Dal Calendar la check list non è modificabile ed è compilabile solo per quanto riguarda l’esito e le note, mentre riferimenti e descrizione rimangono in readonly. Il comando Apri checklist si attiva anche dalle griglie degli impegni e degli impegni scaduti.

Se si chiude una disposizione senza che a tutti i record della check list collegata sia stato assegnato un esito, compare un alert che avverte l'utente il quale può forzare comunque il comando. Se nella check-list di un Evento vengono inseriti esiti che avviano in automatico nuovi Eventi, quando dalla scheda si seleziona Applica è stato inserito il messaggio “I seguenti eventi sono stati creati: ID, ID, ID - Per maggiori informazioni consultare la tab Collegamenti.“ che aggiorna l’utente sul numero degli eventi generati e lo rimanda alla tab dove possono essere visionati e trattati.

L'esecutore, dopo aver svolto le azioni previste dalla disposizione o dalla check list collegata, può chiuderla dal Calendar richiamando Chiudi disposizione dal menu contestuale sull'impegno. Il comando Chiudi disposizione salva le modifiche non ancora salvate.

All'utente Responsabile dell'evento può essere inviato un messaggio automatico che notifica che tutte le disposizioni impartite sono state eseguite. Una volta che tutte le Disposizioni sono state eseguite, l'evento può essere chiuso.

Con l'evento ancora aperto, all'utente Responsabile dell'evento e all'utente in posseso del privilegio Pers1 su Eventi, è permesso di modificare la data di esecuzione e la data di chiusura di una disposizione chiusa.

L’utente in possesso degli opportuni privilegi può chiudere un Evento dalla scheda del modulo selezionando il pulsante Chiusura evento sulla Barra dei comandi o direttamente dal menu contestuale sull'impegno da Calendar.

Quando da Calendar viene chiusa l’ultima delle disposizioni assegnate, se l'utente ha il privilegio o il ruolo per chiudere anche l'evento, compare un messaggio che chiede se si vuole chiudere direttamente anche l’evento. In caso affermativo, e dopo aver effettuato un controllo sulla completa imputazione dei Dati personalizzati obbligatori in chiusura, viene aperta la maschera di chiusura dell'evento. Se i Dati personalizzati non sono ancora compilati l'utente deve riaprire l'evento e provvede alla loro compilazione.

Un Evento chiuso può essere riaperto dagli stessi utenti che hanno potuto chiuderlo, vale a dire dal Responsabile dell'Evento, da un utente con privilegio Pers1in Eventi o da un utente con ruolo di chiusura assegnato sulla specifica classe di evento.

Quando da consultazioni o da Calendar si accede ad un Evento chiuso viene mostrato un warning che informa l'utente sul fatto che l'evento è chiuso e non salverà le eventuali modifiche. In tal caso il warning lo avverte appunto che deve procedere preliminarmente con la riapertura dell'Evento.