Gestione dei Documenti

Alla griglia della sezione Documenti accede l'utente che ha il permesso minimo di lettura sulla cartella. Tale sezione viene denominata anche sezione pubblica dei documenti e si differenzia dalle sezioni Revisioni e Distribuzione dove avviene il management della documentazione ad opera di utenti in possesso di privilegi e ruoli superiori a quello di lettura.

In questa sezione i documenti vengono visualizzati completi di tutta una serie di proprietà che definiscono i file e ne facilitano l'individuazione e precisamente:

►	Stato: visualizza se il documento è Attivo o Obsoleto

►	Tipo: visualizza l'icona del programma attraverso il quale il documento sarà aperto (se il documento è approvato)

►	Revisione: riporta il numero dell'ultima revisione approvata del documento

►	Distribuita: indica se il documento è in distribuzione controllata

►	Distribuita a me: indica se il documento è stato distribuito all'utente

►	In Modifica: indica se per il documento è in corso una nuova revisione che non è ancora stata approvata

►	Data: data di approvazione dell'ultima revisione del documento

►	Codice: codice assegnato al documento

►	Descrizione: descrizione/titolo del documento

►	Contenuto sintetico: ulteriore campo a disposizione per una descrizione più dettagliata del documento o per inserire note.

►	Tipo documento: è il tipo documento scelto tra i tipi configurati in Opzioni - Tipi documento

►	Valido fino a: data di scadenza del documento sulla quale posso essere attivate le funzionalità Mail Sender

►	ID_FILE: numero univoco assegnato al file dalla base dati che permette di risalire al campo che contiene il documento come campo BLOB sul database

►	Dimensione: indica la dimensione del file

Parte di questi campi sono registrazioni effettuate dall'utente nella barra verticale (F2 sulla tastiera dopo aver selezionato il documento) e parte sono registrazioni automatiche che tracciano le attività di Document management svolte dall'utente.

Alla sezione pubblica dei Documenti si richiamano le funzionalità del menù contestuale con il click dx del mouse.

Menu sul Documento

Nuovo documento: propone di scegliere tra le 3 opzioni proposte per:3 inserire uno o più file selezionati nell'esplora risorse (o drag & drop), avviare la procedura guidata per inserire un nuovo documento o creare un nuovo documento all'interno della cartella selezionata scegliendo tra i tipi di documento impostati nelle Opzioni

Apri in lettura (o doppio click del mouse): apertura in sola lettura della revisione in vigore del documento selezionato.

Copia file: copia il file del documento permettendo quindi di "incollarlo" sul desktop, in una cartella, all'interno di un altro documento e ovunque si desidera. Possono essere "copiati" contemporaneamente più documenti attraverso la selezione multipla. Il comando Copia File permette altresì di copiare nella clipboard il file pubblico.

Taglia: "taglia" il documento permettendo il suo spostamento da una cartella all'altra. Possono essere "tagliati" più documenti attraverso la selezione multipla. Incolla tagliati: permette di incollare i documenti "tagliati" nella cartella selezionata

Modifica proprietà: consente la modifica delle proprietà del documento abilitando l'editazione nelle sottostanti sezioni Proprietà, Tag, Documenti e Collegati. Può effettuare modifiche un utente con il ruolo minimo di Modifica sulla cartella ad eccezione del campo Stato che è modificabile solo da un utente con ruolo Admin sulla cartella o in possesso del privilegio Pers1 sul modulo Documenti.

Eliminazione totale documento: consente l'eliminazione del documento e di tutte le sue revisioni.

ATTENZIONE !!

La procedura guidata Nuovo documento (da Wizard) viene effettuata nel rispetto dei ruoli dell'utente sulla cartella e richiede un ruolo minimo di redazione per essere eseguita.

Le funzioni Taglia/Incolla tagliati, ed Eliminazione totale del documento sono disponibili solo agli utenti amministratori dei documenti con il privilegio Pers.1 in Documenti attivato in Applications Manager o con ruolo Admin sulla Cartella.