Configurazione

La base dati di Qualibus viene installata in una versione preconfigurata per ridurre al minimo le attività di prima configurazione e rendere immediatamente utilizzabili gli applicativi.

Per ulteriori istruzioni sull'implementazione è utile fare riferimento alla documentazione sul sito di Qualibus o richiedere all'assistenza la disponibilità di casi di studio che illustrino le best practise in fatto di implementazione di sistemi organizzativi similari.

In linea generale nelle varie Opzioni di configurazione è bene mantenere le configurazioni di default aggiungendo righe di configurazione o disattivandole nel caso non si desidera che vengano utilizzarle. Solo nel caso non siano già state utilizzate dagli utenti nelle varie attività di processo, le righe di configurazione possono essere sovrascritte o cancellate.

Check List di configurazione

Nel seguito di decrivono le attività che devono essere svolte per effettuare correttamente la configurazione e l'implementazione di Qualibus. Le attività richieste dalla check list sono illustrate nell'Help in linea.

Il seguente elenco di attività descrive una implementazione di Qualibus nella versione completa di tutti i moduli. Fattori importante delle attività di configurazione sono:

1)	la disponibilità dei moduli

2)	la successione logica delle azioni

3)	la disponibilità dei dati e della documentazione per le attività di data entry

Per ciascuna attività è riportato il nome del Modulo a cui appartiene l'applicazione, il nome dell'applicazione sulla quale deve essere svolta l'attività di configurazione, la descrizione dell'attività da svolgere e i tipi di dati che devono essere predisposti per l'inserimento manuale o per l'importazione automatica nella base dati.

Modulo	Applicazione	Attività	Data entry
Base	Applications Manager	1 - Definire i reparti in cui l’organizzazione è suddivisa, ad es: Direzione, Commerciale, Logistica, Tecnico, Produzione, Amministrazione ecc. 2 - Sovrascrivere i 2 utenti inseriti di default con i nominativi del personale che ricopre le funzioni corrispondenti a DIR e RSG 3 - Definire gli altri utenti utilizzando la procedura guidata 4 - Disattivare e NON ELIMINARE l'utente sa (System Administrator)
Base	Documenti - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default relativamente a: - tipi di documento - tipi di file gestiti - ubicazioni - liste di distribuzione predefinite
Base	Documenti	1 - Importare la documentazione già presente in Windows tramite l'utilità Importazione documenti facendo riferimento, nel caso, la struttura preimpostata nell'applicazione 2 - Definire i ruoli degli utenti Qualibus sulle cartella 3 - Importare documenti utilizzando altri metodi come il drag&drop	Elenco Documenti di Sistema e altra documentazione aziendale
Eventi	Eventi - Opzioni	Definire i ruoli degli utenti Qualibus per ciascuna delle Classi di Evento configurate
Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Definire i ruoli degli utenti Qualibus per ciascuna Infrastruttura, Strumento e Scadenzario configurato
Base	Applications Manager	1) Definire i privilegi degli utenti che possono essere presi come "modello" per la duplicazione rapida dei privilegi sulle singole applicazioni 2) Completare l'assegnazione di privilegi e ruoli agli utenti utilizzando le funzionalità della tab Duplicazioni. I ruoli che possono venir copiati assieme ai privilegi sono i ruoli sulle cartelle documenti, i ruoli a livello di Classe di Evento ed i ruoli su Scadenzari e Infrastrutture / Strumenti
Base	Opzioni Generali	1) Inserire i parametri che caratterizzano l’organizzazione 2) Prendere visione / completare / aggiornare le impostazioni di default
Base	Anagrafica Personale - Opzioni i	Completare / aggiornare le impostazioni di default dei parametri che saranno utilizzati in Anagrafica personale
Base	Anagrafica Personale	1) Inserire Nome e Cognome di tutto il restante personale non già automaticamente configurato in quanto utente di Qualibus 2) Completare l’immissione dei dati nell'anagrafica personale (in particolare, dati generali, personalizzati, carriera e se disponibili allegare i documenti quali contratti di collaborazione, accordi, ecc.)	Dati relativi al personale
Base	Anagr. Clienti e Fornitori - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default
Base	Anagr. Clienti e Fornitori	Inserire tutti i Clienti ed i Fornitori, compresi quelli potenziali	Elenco Clienti e Fornitori e dati relativi ai clienti e fornitori
Base	Check-list	Completare / aggiornare le check list preconfigurate di default. L'applicazione consente l'archiviazione di check list che possono essere utilizzate nelle applicazioni Infrastrutture e Strumenti, Eventi e Progetti	Check list in uso
Articoli	Anagrafica Articoli - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default
Articoli	Anagrafica articoli	Inserire tutti gli Articoli di acquisto e vendita	Elenco Articoli di acquisto e vendita e dati relativi agli articoli
Eventi	Eventi - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento ai metodi o alle procedure applicate
Eventi	Eventi - Modelli Eventi	Completare / aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento ai metodi o alle procedure applicate
Eventi	Eventi	Inserire le schede degli eventi (Reclami, NC, AC, AP, ecc.) avviati nell'anno in corso e se possibile quelli dell'anno precedente corredati dei dati e dei documenti collegati	Elenco storico Eventi
Progetti	Progetti - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento ai metodi o alle procedure applicate
Progetti	Progetti	Completare / aggiornare i Progetti TIPO configurati di default
Progetti	Progetti	1 - Definire la struttura ad albero dei progetti 2 - Inserire tutti i progetti in corso	Elenco progetti in corso
Scadenzari Infrastr. Strumenti	Anagrafica Scadenzari I.S. - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default
Scadenzari Infrastr. Strumenti	Anagrafica Infrastr. e Strumenti	1 - Definire la struttura ad albero 2 - Inserire le Infrastrutture e Strumenti in uso definendo in particolare tutti gli interventi programmati 3 - Assegnare i ruoli adeguati agli utenti	Elenco Infrastrutture e Strumenti , dati relativi e programma degli interventi
Scadenzari Infrastr. Strumenti	Scadenzari	1 - Definire la struttura ad albero 2 - Inserire gli Scadenzari definendo tutti gli interventi programmati 3 - Assegnare i ruoli adeguati agli utenti	Elenco delle scadenze per tipologia, responsabilità ecc.
Sistema	Anagrafica Funzioni - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default degli Attributi delle funzioni
Sistema	Anagrafica Funzioni	Definire le funzioni attive all’interno dell’organizzazione e per ciascuna di esse collegare il personale che ne fa parte. Definire gli Attributi per ogni funzione aziendale
Sistema	Organigrammi	Definire l’organigramma generale dell’organizzazione e gli altri organigrammi utilizzando le funzioni configurate
Sistema	Valutazioni - Parametri di valutazione	Completare / aggiornare le impostazioni di default
Sistema	Valutazioni - Tipologie di valutazione	Completare / aggiornare le impostazioni e le definizioni di default
Base	Opzioni Generali - Varie	Definire le Categorie merceologiche che risultano critiche per l'azienda ed associare ad ogni categoria la rispettiva tipologia di valutazione in modo che i fornitori / clienti appartenenti ad una categoria vengano valutati con la stessa tipologia di valutazione
Sistema	Anagrafica Clienti e Fornitori	Programmare le valutazioni dalle anagrafiche dei fornitori / clienti che si devono valutare
Sistema	O.I.T. - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default definendo in particolare gli indicatori per la misurazione degli obiettivi perseguiti dalla Direzione
Sistema	Obiettivi, Indicatori e Traguardi	1 - Inserire gli obiettivi prefissati, che possono essere derivati dalla politica 2 - Associare ad ogni obiettivo i rispettivi indicatori definendo per ognuno frequenza di valutazione e valutatore 3 - Definire per ogni indicatore i traguardi attesi

E' opportuno sottoporre ciascuna fase di implementazione ad un test di validazione circa la completezza e l'accuratezza dell'attività di configurazione prima di far accedere gli utenti al programma e prima di erogare la formazione.