Configurazione di base

La base dati di Qualibus viene installata in una versione preconfigurata per ridurre al minimo le attività di prima configurazione e rendere immediatamente fruibile il software. In linea generale, nelle varie Opzioni di configurazione, è bene mantenere quelle di default aggiungendo righe o disattivandole nel caso non siano necessarie.

Gli utenti che possono configurare i processi in Qualibus devono avere le seguenti caratteristiche:

1) Tipo utente Amministratore

2) Privilegi di esecuzione, inserimento e modifica in Applications Manager e nelle Opzioni di configurazione

Qualibus propone una serie di tools che permettono di realizzare in modo semplice e veloce, tutte le configurazioni e le personalizzazioni che garantiscono il miglior utilizzo del software. I tool specifici di configurazione sono:

►	Applications Manager per configurare gli aspetti particolari che costituiscono l'organizzazione ed assegnare i privilegi agli utenti

►	Opzioni Generali: per configurare gli aspetti generali dell'organizzazione e la gestione centralizzata di acune funzionalità comuni

►	Check list per definire le check list utilizzate negli applicativi Eventi e Progetti

cui si aggiungono le Opzioni di configurazione poste sulla barra dei comandi di ciascuna applicazione.

Le indicazioni rilevabili dalla Check list di configurazione di seguito indicata, forniscono l'elenco delle attività di una configurazione iniziale del software nella sua versione completa.

Per ulteriori istruzioni sull'implementazione è utile fare riferimento alla documentazione sul sito di Qualibus o richiedere all'assistenza la disponibilità di casi di studio che illustrino le best practices in fatto di implementazione di sistemi organizzativi similari.

ATTENZIONE!!!

Le righe di configurazione, nel caso siano già state utilizzate dagli utenti, non possono essere cancellate ed è opportuno che non siano sovrascritte se il significato viene modificato.

Il metodo raccomandato per la corretta gestione di tali righe è quello di renderle inattive, togliendo il flag sul check box posto su ciascuna riga di configurazione.

Tipi utente

Preliminarmente all'assegnazione di Privilegi e Ruoli la prima configurazione degli utenti avviene alla sezione Utenti di APPLICATIONS MANAGER con la definizione della tipologia utente selezionabile tra le opzioni Normale, Superutente ed Amministratore. Questa prima suddivisione degli utenti assegna i permessi di eseguire o meno determinate operazioni, e precisamente:

Descrizione operazione	Normale	Superutente	Amministratore
Modificare o eliminare promemoria e documenti inseriti dallo stesso utente
Modificare o eliminare promemoria e documenti inseriti da altri utenti
Avviare Applications Manager ed accedere alle sezioni di configurazione riservate delle Opzioni

Privilegi

Nella sezione Privilegi di APPLICATIONS MANAGER vengono assegnati a ciascun utente i privilegi a livello di singola applicazione di Qualibus. Oltre ai normali privilegi di esecuzione, inserimento, modifica, stampa ecc, particolari funzioni possono essere attribuite agli utenti attraverso l'assegnazione di Privilegi personalizzati.

Ruoli

Con la definizione dei Ruoli, in alcune applicazioni di Qualibus c'è la possibilità di aumentare ed affinare il controllo dato dai privilegi generali assegnati in APPLICATIONS MANAGER - Privilegi.

Le applicazioni in cui è possibile assegnare i Ruoli sono: Anagrafiche Clienti e Fornitori, Documenti, Scadenzari e Infrastrutture-Strumenti ed Eventi.

Nelle ANAGRAFICA CLIENTI E FORNITORI attraverso la configurazione dei Tipi anagrafica nelle Opzioni ....

Può assegnare i ruoli di visibilità ecc ecc

Ruoli sulle cartelle

Nei DOCUMENTI attraverso l'attivazione del menù contestuale sulla cartella, sono assegnati i vari ruoli agli utenti relativamente alle singole cartelle di documenti.

Può assegnare i ruoli sulle cartelle un utente un utente con privilegio Pers1 sull'applicazione Documenti o un utente con il ruolo di Admin sulla Cartella

Ruoli su scadenzari

Sull'albero degli SCADENZARI INFRASTRUTTURE e STRUMENTI, sempre selezionando Assegna ruoli dal menù contestuale sul gruppo o sul singolo scadenzario, è possibile attivare o meno la visibilità agli utenti.

Ruoli in Eventi

In Opzioni - Ruoli da EVENTI vengono configurati i ruoli degli utenti a livello di singole classi di evento.

Check list di configurazione

Nel seguito si decrivono le attività che devono essere svolte per effettuare correttamente la configurazione e l'implementazione di Qualibus. Le attività richieste dalla check list sono illustrate nell'Help in linea.

Il seguente elenco di attività descrive una implementazione di Qualibus nella versione completa di tutti i moduli. Fattori importanti nelle attività di configurazione sono:

1)	la disponibilità dei moduli

2)	la successione logica delle azioni

3)	la disponibilità dei dati e della documentazione per le attività di data entry

Per ciascuna attività è riportato il nome del Modulo a cui appartiene l'applicazione, il nome dell'applicazione sulla quale deve essere svolta l'attività di configurazione, la descrizione dell'attività da svolgere e i tipi di dati che devono essere predisposti per l'inserimento manuale o per l'importazione automatica nella base dati. Scarica la Check List di configurazione ed implementazione

N.	Modulo	Applicazione	Attività	Data entry
1	Base	Applications Manager	1 - Nella sez. Reparti definire i reparti in cui l’organizzazione è suddivisa, ad es: Direzione, Commerciale, Logistica, Tecnico, Produzione, Amministrazione ecc. 2 - Nella sez. Utenti sovrascrivere i 2 utenti inseriti di default con i nominativi del personale che ricopre le funzioni corrispondenti a DIR e RSG 3 - Definire gli altri utenti utilizzando la procedura guidata 4 - Disattivare e NON ELIMINARE l'utente sa (System Administrator)
2	Base	Documenti - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default relativamente a: - tipi di documento - tipi di file gestiti - ubicazioni - liste di distribuzione predefinite
3	Base	Documenti	1 - Importare la documentazione già presente in Windows tramite l'utilità Importazione documenti facendo riferimento, nel caso, la struttura preimpostata nell'applicazione 2 - Definire i ruoli degli utenti Qualibus sulle cartella 3 - Importare documenti utilizzando altri metodi come il drag&drop	Elenco Documenti di Sistema e altra documentazione aziendale
4	Eventi	Eventi - Opzioni	Definire i ruoli degli utenti Qualibus per ciascuna delle Classi di Evento configurate
5	Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Definire i ruoli degli utenti Qualibus per ciascuna Infrastruttura, Strumento e Scadenzario configurato
6	Base	Applications Manager	1) Definire i privilegi degli utenti che possono essere presi come "modello" per la duplicazione rapida dei privilegi sulle singole applicazioni 2) Completare l'assegnazione di privilegi e ruoli agli utenti utilizzando le funzionalità della tab Duplicazioni. I ruoli che possono venir copiati assieme ai privilegi sono i ruoli sulle cartelle documenti, i ruoli a livello di Classe di Evento ed i ruoli su Scadenzari e Infrastrutture / Strumenti
7	Base	Opzioni Generali	1) Inserire i parametri che caratterizzano l’organizzazione 2) Prendere visione / completare / aggiornare le impostazioni di default
8	Base	Anagrafica Personale -Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default dei parametri che saranno utilizzati in Anagrafica personale
9	Base	Anagrafica Personale	1) Inserire Nome e Cognome di tutto il restante personale non già automaticamente configurato in quanto utente di Qualibus 2) Completare l’immissione dei dati nell'anagrafica personale (in particolare, dati generali e personalizzati, carriera ed eventuali documenti quali contratti di collaborazione, accordi, ecc.)	Elenco del Personale e dati relativi al personale
10	Base	Anagr. Clienti e Fornitori - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default
11	Base	Anagr. Clienti e Fornitori	Inserire tutti i Clienti ed i Fornitori, compresi quelli potenziali	Elenco Clienti e Fornitori e dati relativi ai clienti e fornitori
12	Base	Check-list	Completare / aggiornare le check list preconfigurate di default. L'applicazione consente l'archiviazione di check list che possono essere utilizzate nelle applicazioni Infrastrutture e Strumenti, Eventi e Progetti	Check list in uso
13	Articoli	Anagrafica Articoli - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default
14	Articoli	Anagrafica articoli	Inserire tutti gli Articoli di acquisto e vendita	Elenco Articoli di acquisto e vendita e dati relativi agli articoli
15	Eventi	Eventi - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento ai metodi o alle procedure applicate
16	Eventi	Eventi - Modelli Eventi	Completare / aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento ai metodi o alle procedure applicate
17	Eventi	Eventi	Inserire le schede degli eventi (Reclami, NC, AC, AP, ecc.) avviati nell'anno in corso e se possibile quelli dell'anno precedente corredati dei dati e dei documenti collegati	Elenco storico Eventi
18	Progetti	Progetti - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default facendo riferimento ai metodi o alle procedure applicate
19	Progetti	Progetti	Completare / aggiornare i Progetti TIPO configurati di default
20	Progetti	Progetti	1 - Definire la struttura ad albero dei progetti 2 - Inserire tutti i progetti in corso	Elenco progetti in corso
21	Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Anagrafica Scadenzari I.S. - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default
22	Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Anagrafica Infrastr. e Strumenti	1 - Definire la struttura ad albero 2 - Inserire le Infrastrutture e Strumenti in uso definendo in particolare tutti gli interventi programmati 3 - Assegnare i ruoli adeguati agli utenti	Elenco Infrastrutture e Strumenti , dati relativi e programma degli interventi
23	Scadenzari, Infrastrutture e Strumenti	Scadenzari	1 - Definire la struttura ad albero 2 - Inserire gli Scadenzari definendo tutti gli interventi programmati 3 - Assegnare i ruoli adeguati agli utenti	Elenco delle scadenze per tipologia, responsabilità ecc.
24	Sistema	Anagrafica Funzioni - Opzioni	Completare / Aggiornare le impostazioni di default degli Attributi delle funzioni
25	Sistema	Anagrafica Funzioni	Definire le funzioni attive all’interno dell’organizzazione e per ciascuna di esse collegare il personale che ne fa parte. Definire gli Attributi per ogni funzione aziendale
26	Sistema	Organigrammi	Definire l’organigramma generale dell’organizzazione e gli altri organigrammi utilizzando le funzioni configurate
27	Sistema	Valutazioni - Parametri di valutazione	Completare / aggiornare le impostazioni di default
28	Sistema	Valutazioni - Tipologie di valutazione	Completare / aggiornare le impostazioni e le definizioni di default
29	Base	Opzioni Generali - Varie	Definire le Categorie merceologiche che risultano critiche per l'azienda ed associare ad ogni categoria la rispettiva tipologia di valutazione in modo che i fornitori / clienti appartenenti ad una categoria vengano valutati con la stessa tipologia di valutazione
30	Sistema	Anagrafica Clienti e Fornitori	Programmare le valutazioni dalle anagrafiche dei fornitori / clienti che si devono valutare
31	Sistema	O.I.T. - Opzioni	Completare / aggiornare le impostazioni di default definendo in particolare gli indicatori per la misurazione degli obiettivi perseguiti dalla Direzione
32	Sistema	Obiettivi, Indicatori e Traguardi	1 - Inserire gli obiettivi prefissati, che possono essere derivati dalla politica 2 - Associare ad ogni obiettivo i rispettivi indicatori definendo per ognuno frequenza di valutazione e valutatore 3 - Definire per ogni indicatore i traguardi attesi

E' sempre opportuno sottoporre ciascuna fase di implementazione ad un test di validazione circa la completezza e l'accuratezza dell'attività di configurazione prima di far accedere gli utenti al programma e prima di erogare la formazione.